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Controla tus cobros pendientes en Excel con 8 KPIs y días de retraso automáticos
10 facturas, 4 estados con código de color, días de retraso dinámicos y KPIs que reaccionan solos al cambiar cualquier estado.
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8
KPIs automáticos
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4
Estados con color
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∞
Días retraso dinámico
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¿Para quién es esta plantilla?
- ✔ Autónomos y freelances que emiten facturas y necesitan saber qué está cobrado y qué no
- ✔ Pequeñas empresas que gestionan sus cobros sin software de facturación
- ✔ Gestores y administradores que necesitan detectar facturas vencidas de un vistazo
- ✔ Profesionales con clientes recurrentes que acumulan cobros pendientes entre periodos
- ✔ Cualquier negocio que quiera controlar su tesorería y anticiparse a los impagos
Por qué el control de cobros pendientes es crítico para la tesorería de cualquier negocio
Emitir una factura no equivale a tener el dinero en cuenta. Esta confusión entre facturación y tesorería es uno de los errores más habituales entre autónomos y pequeñas empresas, y puede llevar a situaciones de tensión de caja muy serias incluso cuando el negocio está generando ingresos en papel. Un cliente que retrasa un pago 60 días puede poner en aprietos la liquidez mensual si no se detecta a tiempo y se actúa con rapidez. El problema no es que existan impagos o retrasos, sino no tenerlos identificados y cuantificados en todo momento.
Esta plantilla de Excel resuelve exactamente ese problema. De un vistazo puedes saber cuánto tienes pendiente de cobrar, cuántas facturas han superado su fecha de vencimiento, cuántos días llevan de retraso de media y cuál es la deuda vencida más grande que tienes abierta. Los días de retraso se calculan de forma dinámica con la función HOY(), lo que significa que cada vez que abres el archivo los valores se actualizan automáticamente sin que tengas que tocar nada.
Qué significan los 4 estados y cómo usarlos
Cada factura puede tener uno de cuatro estados con su propio código de color. Cobrada (verde) indica que el importe ha sido recibido íntegramente. Pendiente (azul) significa que la factura está dentro de plazo y aún no ha vencido. Vencida (rojo) señala que la fecha de vencimiento ya ha pasado sin cobro, lo que requiere acción inmediata. Parcial (naranja) se usa cuando el cliente ha pagado solo una parte del importe total. En cuanto cambias el estado de cualquier fila, los 8 KPIs de la cabecera se recalculan solos mostrando siempre la situación real actualizada.
Los 4 KPIs principales dan el resumen ejecutivo: importe total pendiente de cobro (suma de Pendiente y Vencida), importe ya cobrado, número de facturas en estado Vencida y total facturado acumulado. Los 4 KPIs secundarios profundizan en el análisis: porcentaje del total ya cobrado, días medios de retraso de las facturas vencidas, importe de la mayor deuda vencida individual y número de facturas activas. Con estos 8 indicadores tienes una radiografía completa de tus cobros en menos de 10 segundos.
Cómo actuar ante una factura vencida
Detectar una factura vencida es solo el primer paso. La práctica recomendada es un protocolo de reclamación escalonado: a los 7 días de vencimiento, un recordatorio amable por email; a los 15 días, una llamada telefónica directa; a los 30 días, una reclamación formal por escrito; y a partir de los 60 días, valorar la vía extrajudicial según el importe. Tener los días de retraso siempre actualizados en la plantilla te permite aplicar ese protocolo de forma sistemática sin que ninguna factura quede olvidada.
Fórmulas incluidas en la plantilla
Días de retraso dinámico
=MAX(0, HOY()-G2)
Calcula los días transcurridos desde la fecha de vencimiento hasta hoy. Usa MAX(0,...) para que el resultado nunca sea negativo en facturas que aún no han vencido. Se actualiza automáticamente cada vez que abres el archivo, sin tocar nada.
KPI — Pendiente de cobro
=SUMAR.SI(H:H,"Pendiente",F:F)+SUMAR.SI(H:H,"Vencida",F:F)
Suma los importes de todas las facturas en estado Pendiente más las Vencidas. Representa el dinero total que aún no has recibido. Se actualiza al instante cuando cambias cualquier estado de la columna H.
KPI — Días medios de retraso
=PROMEDIO.SI(H2:H11,"Vencida",I2:I11)
Calcula la media de días de retraso únicamente de las facturas en estado Vencida. Te indica cómo de tardones son tus clientes de media, útil para ajustar condiciones de pago en futuros contratos.
⭐ Fórmula bonus — Mayor deuda vencida
=MAXSI(F2:F11,H2:H11,"Vencida")
Devuelve el importe más alto entre todas las facturas en estado Vencida. Te permite identificar de un vistazo qué cliente es el más urgente al que reclamar el pago, para priorizar donde más impacto tiene en la tesorería.
Cómo usar esta plantilla en 4 pasos
1
Descarga y abre la plantilla — Descarga el archivo .xlsx y ábrelo con Microsoft Excel o Google Sheets. Verás 10 filas de facturas de ejemplo ya cargadas para que entiendas el funcionamiento desde el primer momento.
2
Introduce tus facturas reales — Sustituye los datos de ejemplo por tus facturas: número, fecha de emisión, nombre del cliente, fecha de vencimiento e importe. La columna de días de retraso se calcula sola con la función HOY().
3
Asigna el estado a cada factura — Usa la columna H para marcar cada factura como Cobrada, Pendiente, Vencida o Parcial. Los colores se aplican automáticamente y los 8 KPIs se recalculan al instante con cada cambio.
4
Revisa los KPIs cada semana — Abre el archivo una vez a la semana para que los días de retraso se actualicen. Revisa las facturas vencidas y actúa sobre las más antiguas. Con 10 minutos semanales tendrás el control total de tus cobros.
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Preguntas frecuentes
¿Los días de retraso se actualizan solos o tengo que calcularlos a mano?
Se actualizan solos. La fórmula =MAX(0, HOY()-vencimiento) usa la función HOY() de Excel, que devuelve siempre la fecha actual del sistema. Cada vez que abres el archivo, Excel recalcula cuántos días han pasado desde el vencimiento de cada factura. No tienes que tocar nada: si ayer una factura llevaba 10 días de retraso, hoy mostrará 11 automáticamente.
¿Qué pasa si tengo más de 10 facturas pendientes?
La versión gratuita está limitada a 10 filas, pensada para autónomos y pequeños negocios con volumen moderado. Puedes ampliar las filas copiando las fórmulas hacia abajo, aunque los KPIs pueden requerir ajuste de rangos. Para un control más completo con facturas ilimitadas, aging report y alertas avanzadas, consulta la versión premium de facturación y control de cobros disponible en la tienda.
¿Puedo usar el estado "Parcial" para cobros a plazos?
Sí. El estado Parcial (naranja) está pensado exactamente para situaciones en las que el cliente ha abonado una parte del importe pero queda saldo pendiente. Puedes añadir una nota indicando el importe ya cobrado y el que falta. Las facturas en estado Parcial se incluyen en el KPI de facturas activas para que no queden fuera del radar de seguimiento.
Más dudas frecuentes
¿Funciona con Google Sheets además de con Excel?
Sí, el archivo .xlsx es totalmente compatible con Google Sheets. La función HOY() funciona igual, y las fórmulas SUMAR.SI, PROMEDIO.SI y MAXSI son compatibles. Sube el archivo a tu Google Drive, ábrelo con Hojas de Cálculo de Google y todo funcionará sin ajustes adicionales.
¿Puedo compartir el archivo con mi gestoría o equipo?
Sí. En Google Sheets puedes compartirlo con permisos de visualización o edición. En Excel puedes enviarlo por email o subirlo a OneDrive o Dropbox. Es especialmente útil compartirlo en modo lectura con tu gestoría para que vea el estado de cobros sin modificar datos, o en modo edición con un administrativo que actualice los estados conforme llegan los pagos.
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