⭐ Descarga Gratuita
Sabe en todo momento qué productos están a punto de caducar
20 productos con semáforo automático de caducidad, acción recomendada y alerta manual. Umbral de aviso configurable con un solo clic.
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20
Productos controlados
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4
Niveles de urgencia
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0€
Coste de descarga
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¿Para quién es esta plantilla?
- ✔ Responsables de almacén y logística en empresas con productos perecederos
- ✔ Negocios de hostelería, alimentación y farmacia con obligación de control de caducidades
- ✔ Gestores de calidad que necesitan documentar la rotación y retirada de productos
- ✔ Tiendas y distribuidores que quieren evitar mermas por caducidad con un sistema sencillo
- ✔ Cualquier empresa que gestione productos con fecha límite y quiera dejar de controlarlo a ojo
Por qué el control de caducidades en papel siempre llega tarde
Detectar un producto caducado en el lineal o en el almacén cuando ya ha llegado al cliente es uno de los errores más costosos en empresas que trabajan con productos perecederos. No solo implica mermas económicas directas, sino también riesgos sanitarios, reclamaciones y, en algunos sectores, sanciones por incumplimiento de normativa. Sin embargo, la mayoría de las pymes aún gestiona las caducidades de forma manual: un papel pegado al frigorífico, una hoja de cálculo sin actualizar o, simplemente, la memoria del encargado de turno. Por ello, esta plantilla proporciona un sistema automático y visual que elimina ese riesgo desde el primer día de uso.
La plantilla incluye dos celdas editables clave en la cabecera: la fecha de hoy (D4) y el umbral de alerta en días (J4, configurado por defecto en 30). Al actualizar cualquiera de las dos, los días restantes de toda la tabla se recalculan automáticamente sin necesidad de tocar ninguna otra celda. Asimismo, los 20 productos de ejemplo están distribuidos en cuatro niveles de urgencia reales: 2 productos ya caducados (🔴), 5 que vencen en los próximos 30 días (🟠), 6 entre 30 y 90 días (🟡) y 7 con más de 90 días de margen (✅). Gracias a este mix, el usuario puede ver desde el primer momento cómo funciona el sistema en cada escenario posible y adaptarlo a su catálogo sin necesidad de instrucciones adicionales.
Alerta manual, acción recomendada y KPIs en tiempo real
Además del semáforo automático basado en fechas, la plantilla incorpora una columna de alerta manual donde el usuario puede escribir ⚠ Revisar para marcar cualquier producto que requiera atención especial, independientemente de su fecha de caducidad. Esta funcionalidad resulta especialmente útil para gestionar lotes con embalaje dañado, productos con incidencias de calidad o artículos pendientes de inspección. Por su parte, la columna de acción recomendada muestra automáticamente el texto correspondiente según el nivel de urgencia: ⛔ Retirar de inmediato, 🔔 Promover venta urgente o 👁 Monitorizar rotación. En consecuencia, el responsable de almacén no necesita interpretar el semáforo: la plantilla le dice directamente qué hacer con cada producto.
Panel de KPIs que resume el estado del lote en tiempo real
El panel de KPIs automáticos muestra el número de productos caducados, los que vencen pronto, los que requieren atención y los que están en estado correcto, así como el recuento de alertas manuales activas. De este modo, el responsable puede evaluar el estado global del lote en segundos sin revisar la tabla línea por línea. La versión gratuita controla hasta 20 productos. Si necesitas gestionar catálogos más amplios, con alertas automáticas por correo, trazabilidad de lotes e informes de retiradas, la versión premium ofrece todas esas funcionalidades desde el enlace al final de esta página.
Qué incluye la plantilla
Días restantes dinámicos
= Fecha caducidad − $D$4 (fecha de hoy, editable)
Los días restantes de cada producto se recalculan automáticamente al actualizar la celda D4 con la fecha del día. El umbral de alerta (J4, por defecto 30 días) también es editable y afecta a todo el semáforo al instante.
Semáforo de caducidad — 4 niveles
🔴 Caducado · 🟠 Vence pronto · 🟡 Atención · ✅ OK
Cuatro niveles de urgencia con formato condicional automático. Los productos caducados muestran la fecha y los días en rojo. Los que vencen dentro del umbral configurado aparecen en naranja. Los que requieren seguimiento en amarillo y los que están al día en verde.
Alerta manual + Acción recomendada
⚠ Revisar → KPI automático · ⛔ Retirar · 🔔 Promover · 👁 Monitorizar
Columna de alerta manual para marcar productos con incidencias especiales independientemente de su fecha. La columna de acción recomendada muestra automáticamente el texto de actuación según el nivel de urgencia de cada producto.
Panel de KPIs automáticos
Caducados · Vencen pronto · Atención · OK · Alertas manuales
Cinco KPIs calculados automáticamente que resumen el estado del lote completo. El contador de alertas manuales activas se actualiza en tiempo real al añadir o eliminar el texto ⚠ Revisar en la columna correspondiente.
Cómo usar la plantilla en 4 pasos
1
Descarga y actualiza la celda de fecha. Introduce la fecha de hoy en D4. A continuación, ajusta el umbral de alerta en J4 según el margen de días que necesites para actuar antes de que un producto venza. Por defecto está configurado en 30 días.
2
Sustituye los 20 productos de ejemplo por los de tu catálogo. Introduce el nombre, la referencia y la fecha de caducidad de cada producto. El semáforo y los días restantes se actualizarán automáticamente sin necesidad de tocar ninguna fórmula.
3
Revisa la columna de acción recomendada. Para cada producto en rojo o naranja, la plantilla indica de forma automática si debe retirarse de inmediato, promoverse para venta urgente o simplemente monitorizarse. Actúa según esa indicación antes de cerrar el turno.
4
Usa la alerta manual para casos especiales. Si un producto presenta incidencias de calidad o embalaje dañado, escribe ⚠ Revisar en la columna J. El KPI de alertas manuales lo contabilizará de inmediato y quedará visible en el panel superior.
Tutoriales y recursos en vídeo
▶ YouTube
▶
Cómo controlar la caducidad de productos en Excel
Vídeo tutorial en planillasexcel.es — YouTube
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Semáforo de caducidad en Excel en 60 segundos
Short tutorial — @planillasexcel
◎ Instagram
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Control de caducidades con alerta automática — Gratuita
Reel disponible en @planillasexcel
Preguntas frecuentes
¿Cómo se actualiza el semáforo cuando cambia la fecha?
El semáforo se basa en la diferencia entre la fecha de caducidad de cada producto y la fecha introducida en la celda D4. Por ello, al abrir la plantilla cada día basta con actualizar esa celda para que todos los días restantes y los colores del semáforo se recalculen automáticamente. No es necesario modificar ninguna otra celda ni fórmula.
¿Puedo cambiar el umbral de 30 días a otro valor?
Sí. El umbral de alerta es completamente editable en la celda J4. Si, por ejemplo, necesitas que los productos que vencen en los próximos 15 días aparezcan en naranja en lugar de los que vencen en 30, basta con introducir el valor 15 en esa celda. En consecuencia, el semáforo y los KPIs se ajustarán automáticamente al nuevo umbral sin tocar ninguna fórmula.
¿Para qué sirve exactamente la alerta manual?
La alerta manual permite marcar productos que requieren atención especial por motivos distintos a la fecha de caducidad: embalaje dañado, lote con incidencia de calidad, producto retenido a la espera de inspección o cualquier otra circunstancia que el responsable quiera señalar. Al escribir ⚠ Revisar en la columna J, el KPI de alertas manuales activas lo contabiliza de inmediato, de modo que queda visible en el panel superior.
Más dudas frecuentes
¿Puedo añadir más de 20 productos en la versión gratuita?
La versión gratuita está diseñada y optimizada para 20 productos. Si se añaden filas adicionales, el formato condicional y los KPIs pueden no comportarse correctamente. No obstante, si necesitas gestionar catálogos más amplios con alertas automáticas por correo, trazabilidad de lotes e informes de retiradas, la versión premium cubre todas esas necesidades desde el enlace al final de esta página.
¿Esta plantilla es válida para cumplir con los requisitos de trazabilidad alimentaria?
La plantilla es una herramienta de control operativo que ayuda a gestionar y documentar las fechas de caducidad de forma ordenada. Sin embargo, el cumplimiento de los requisitos legales de trazabilidad alimentaria depende de la normativa específica de cada sector y país. Por tanto, te recomendamos complementarla con los registros y documentación exigidos por la autoridad sanitaria competente en tu caso.
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