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Plantilla presupuesto a cliente en Excel con IVA e IRPF automáticos
20 partidas, base imponible, IVA 21% y retención IRPF 15% calculados solos. Rellena los datos y el presupuesto está listo para enviar.
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20
Filas de partidas
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3
KPIs automáticos
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0
Fórmulas manuales
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¿Para quién es esta plantilla?
- ✔ Autónomos que necesitan enviar presupuestos profesionales a sus clientes
- ✔ Freelances que quieren desglosar sus servicios por partidas con precio unitario
- ✔ Pequeñas empresas que presupuestan obras, proyectos o servicios con IVA
- ✔ Consultores y asesores que aplican retención de IRPF en sus presupuestos
- ✔ Cualquier profesional que quiera presentar un presupuesto claro y sin errores fiscales
Por qué un presupuesto bien estructurado marca la diferencia con el cliente
El presupuesto es el primer documento formal que un cliente recibe de un profesional o empresa, y su aspecto y claridad condicionan directamente la percepción de valor del servicio. Un presupuesto con errores de cálculo, sin desglose de partidas o sin los impuestos correctamente aplicados genera desconfianza y puede llevar a negociaciones innecesarias o a perder el encargo. En cambio, un presupuesto limpio, estructurado y fiscalmente correcto transmite profesionalidad desde el primer contacto y acelera la aprobación del cliente.
En España, los presupuestos entre profesionales y empresas deben reflejar correctamente la base imponible, el IVA aplicado y, cuando corresponda, la retención de IRPF. El IVA general del 21% se aplica sobre la base imponible en la mayoría de servicios profesionales. La retención de IRPF del 15% (o del 7% en los primeros años de actividad) se aplica cuando el cliente es una empresa o autónomo, y reduce el importe que el cliente paga directamente al proveedor, quien ingresa ese porcentaje directamente a Hacienda. Cuando el cliente es un particular, la retención de IRPF no aplica y simplemente se elimina del presupuesto.
Qué debe incluir un presupuesto profesional en España
Un presupuesto profesional completo debe contener los datos del emisor (nombre o razón social, NIF, dirección, teléfono y email), los datos del cliente (mismos campos), la referencia del presupuesto con número correlativo, fecha de emisión y fecha de validez, el desglose de partidas con descripción, unidades y precio unitario, y el bloque de totales con base imponible, IVA, retención de IRPF si aplica y total a cobrar. Incluir la fecha de validez es especialmente importante: indica al cliente durante cuánto tiempo son válidos los precios ofertados, lo que protege al profesional ante variaciones de costes o de carga de trabajo.
Esta plantilla de Excel cubre todos esos elementos con un diseño limpio y directo. Los campos de datos del emisor y del cliente son editables directamente, las 20 filas de partidas calculan el importe automáticamente multiplicando unidades por precio unitario, y el bloque de totales aplica el IVA del 21% y la retención del IRPF del 15% sin necesidad de introducir ninguna fórmula manualmente. Los 3 KPIs de cabecera (base imponible, IVA y total presupuesto) se actualizan solos en tiempo real conforme se rellenan las partidas.
Cuándo aplicar IRPF y cuándo no en un presupuesto
Una de las dudas más frecuentes al elaborar un presupuesto es si hay que aplicar o no la retención de IRPF. La regla general en España es que la retención del 15% se aplica cuando el destinatario del servicio es una empresa o un autónomo que actúa en el ejercicio de su actividad económica. En ese caso, el cliente retiene ese porcentaje del importe bruto y lo ingresa en Hacienda en nombre del profesional. Cuando el cliente es un particular, no existe obligación de retener, por lo que la retención desaparece del presupuesto y el total a cobrar equivale a la base imponible más el IVA. Esta plantilla lo gestiona de forma muy sencilla: si el cliente es particular, basta con borrar la celda de retención IRPF (F41) y el cálculo del total a cobrar se ajusta automáticamente.
Fórmulas incluidas en la plantilla
Importe por partida
=D2*E2
Multiplica las unidades (D) por el precio unitario (E) de cada partida para calcular el importe de línea automáticamente. Si modificas cualquiera de los dos valores, el importe y todos los totales del bloque inferior se recalculan al instante.
IVA 21% sobre base imponible
=SUMA(F2:F21)*21%
Suma todos los importes de partidas para obtener la base imponible y aplica el tipo general de IVA del 21%. El resultado aparece de forma automática en el bloque de totales y se actualiza en cuanto se modifica cualquier partida del presupuesto.
Total a cobrar con retención IRPF
=Base + IVA - Retención_IRPF
Calcula el importe real que el cliente pagará: base imponible más IVA menos la retención de IRPF del 15% cuando aplica. Si el cliente es particular, borra la celda F41 y la fórmula descuenta automáticamente cero, mostrando el total sin retención.
⭐ Fórmula bonus — Partidas rellenadas
=CONTAR.SI(F2:F21,">"&0)
Cuenta cuántas de las 20 filas de partidas tienen ya un importe mayor que cero. Útil para saber de un vistazo cuántas líneas lleva el presupuesto sin tener que desplazarse por toda la tabla, especialmente cuando se trabaja con presupuestos largos.
Cómo usar esta plantilla en 4 pasos
1
Rellena los datos del emisor y del cliente — Introduce tu nombre o razón social, NIF, dirección, teléfono y email en el bloque del emisor. Haz lo mismo con los datos del cliente. Estos campos son de texto libre, editables directamente.
2
Introduce la referencia del presupuesto — Anota el número correlativo del presupuesto, la fecha de emisión y la fecha de validez. Mantener una numeración correlativa es imprescindible para llevar un registro ordenado y profesional de tus presupuestos enviados.
3
Añade las partidas del presupuesto — Rellena las columnas C (descripción), D (unidades) y E (precio unitario) para cada servicio o producto. El importe de cada línea y todos los totales se calculan automáticamente. Si el cliente es particular, borra la celda F41 para eliminar la retención de IRPF.
4
Revisa los KPIs y exporta a PDF — Comprueba que los 3 KPIs de cabecera (base imponible, IVA y total) son correctos. Después exporta el archivo a PDF desde Excel o Google Sheets y envíalo al cliente por email o compártelo directamente.
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Cómo hacer un presupuesto profesional en Excel
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Presupuesto con IVA e IRPF en Excel — así se hace
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Preguntas frecuentes
¿Tengo que aplicar siempre el IRPF del 15% en mis presupuestos?
No. La retención de IRPF del 15% solo se aplica cuando el cliente es una empresa o autónomo que actúa en su actividad económica. Si el cliente es un particular, no existe obligación de retener y el total a cobrar es simplemente la base imponible más el IVA. En la plantilla, basta con borrar la celda F41 para que la retención desaparezca del cálculo del total. En tus primeros dos años de actividad como autónomo puedes aplicar además un tipo reducido del 7%, que también es editable en la plantilla.
¿Puedo usar esta plantilla para presupuestos de obra o construcción?
Sí, aunque para obras con muchas partidas técnicas puede resultarte más útil nuestra plantilla específica de presupuesto de obra. Esta plantilla es ideal para servicios profesionales, consultoría, diseño, marketing o cualquier actividad donde el presupuesto se organice por conceptos y horas o unidades. Si tu presupuesto tiene más de 20 partidas o requiere capítulos y subcapítulos, considera la versión premium o la plantilla de obra disponible en la tienda.
¿Puedo exportar el presupuesto a PDF para enviarlo al cliente?
Sí. Tanto en Microsoft Excel como en Google Sheets puedes exportar la hoja a PDF directamente desde el menú Archivo. El diseño de la plantilla está pensado para que el resultado en PDF sea limpio y profesional, con todos los datos del emisor, el cliente, las partidas y los totales correctamente presentados. Antes de exportar, asegúrate de ajustar el área de impresión si solo quieres incluir la zona del presupuesto y no las celdas auxiliares.
Más dudas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre presupuesto y factura?
El presupuesto es un documento previo al trabajo que detalla los servicios o productos ofertados y su precio, con una fecha de validez. No tiene validez fiscal ni obliga al pago. La factura, en cambio, se emite una vez realizado el trabajo y sí tiene validez fiscal: obliga al pago, se registra en los libros contables y sirve para justificar el IVA e IRPF ante Hacienda. Una vez aceptado el presupuesto por el cliente, se convierte en la base para emitir la factura correspondiente con los mismos importes.
¿Funciona con Google Sheets además de con Excel?
Sí, el archivo .xlsx es totalmente compatible con Google Sheets. Sube el archivo a tu Google Drive, ábrelo con Hojas de Cálculo de Google y todas las fórmulas funcionarán correctamente. La exportación a PDF también está disponible en Google Sheets desde el menú Archivo → Descargar → PDF, con el mismo resultado visual que en Excel.
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