FINANZAS · INVERSIONES
El CAPEX Excel es la hoja donde una pyme española planifica, aprueba y controla sus inversiones en activos fijos: maquinaria, vehículos, obra o software. Permite comparar inversión prevista contra ejecutada, calcular amortizaciones y proyectar el impacto en caja y en el P&L.
CAPEX (Capital Expenditure) es el gasto en activos que la empresa va a usar durante varios años: nave, maquinaria, furgonetas, servidores, licencias software, obra en local. A diferencia del OPEX (gasto corriente), el CAPEX no se lleva entero al P&L del año: se activa en el balance y se amortiza a lo largo de la vida útil del activo.
| Concepto | CAPEX | OPEX |
|---|---|---|
| Naturaleza | Inversión en activo fijo | Gasto corriente |
| Vida útil | Más de 1 año | Se consume en el ejercicio |
| Contabilización | Balance + amortización | Directo al P&L |
| Ejemplos | Maquinaria, obra, vehículos | Alquiler, suministros, nóminas |
| IVA | Deducible según uso | Deducible en el trimestre |
Una buena hoja de CAPEX en Excel tiene 4 bloques: ficha del activo, calendario de inversión, cálculo de amortización e impacto en caja. En la ficha anotas descripción, proveedor, importe sin IVA, fecha de alta, vida útil (en años) y centro de coste. En el calendario, el pago desembolsado mes a mes (puede no coincidir con la fecha de alta contable).
Para la amortización en Excel, la fórmula lineal más usada es =importe/vida_util para calcular la cuota anual. Si el activo entra a mitad de año, prorratea por meses: =importe/vida_util/12*meses_en_uso. Hacienda publica unas tablas oficiales con los coeficientes máximos aplicables por tipo de activo.
| Activo | Vida útil típica | Coef. máx. anual |
|---|---|---|
| Edificios y naves | 33-50 años | 2-3% |
| Maquinaria industrial | 8-12 años | 8-12% |
| Vehículos | 6-8 años | 14-16% |
| Equipos informáticos | 4 años | 25% |
| Software y licencias | 3-5 años | 20-33% |
Una pyme industrial que invierte 120.000 € en maquinaria con 10 años de vida útil amortiza 12.000 € al año. Es un gasto que no sale de caja (ya la pagaste), pero reduce el beneficio imponible década tras década.
El principal uso del CAPEX en Excel no es contable, es de control de gestión. Montas una tabla con todas las inversiones aprobadas del año (previsto) y, mes a mes, actualizas lo realmente ejecutado. La desviación se calcula con =ejecutado-previsto y en % con =ejecutado/previsto-1.
Esto permite al gerente responder en cualquier reunión: cuánto queda por invertir del plan, qué proyectos están retrasados, cuánto efectivo se va a comprometer en el siguiente trimestre. Para seguir la ejecución al detalle, acompaña la hoja de CAPEX con la de presupuesto anual y el flujo de caja.
Una inversión CAPEX tiene dos efectos distintos en el tiempo. En caja, el impacto es inmediato: desembolsas el importe (o la primera cuota si es renting o leasing) en el mes de la compra. En el P&L, el impacto se reparte: solo cargas la amortización anual durante la vida útil del activo.
Por eso una empresa puede dar beneficios y a la vez tener problemas de tesorería: ha invertido en activos (sale caja) que todavía no ha repercutido entero en el P&L (no reduce aún el beneficio). La rentabilidad de la inversión se mide con VAN y TIR sobre los flujos de caja que generará el activo.
No confundas CAPEX con gasto. El 100% del CAPEX sale de caja el primer año, pero solo una fracción (la cuota de amortización) aparece como gasto en el P&L. Si no lo distingues, tu cuenta de pérdidas y ganancias y tu control de tesorería no cuadran.
Para analizar la salud financiera conviene separar dos categorías. El CAPEX de mantenimiento es el imprescindible para sostener la actividad actual: reponer maquinaria desgastada, renovar vehículos, actualizar software. El CAPEX de crecimiento amplía capacidad: nueva nave, segunda línea de producción, apertura de delegación.
Para un gerente de pyme, el CAPEX de mantenimiento es un suelo (si no se hace, la empresa se degrada); el de crecimiento es una decisión estratégica que debe justificarse con un retorno esperado y suele requerir financiación específica.
Descargar la plantilla de Control Financiero en ExcelEl CAPEX es inversión en activos con vida útil superior a un año (maquinaria, vehículos, software). Se activa en balance y se amortiza. El OPEX es gasto corriente del ejercicio (alquiler, suministros, nóminas). Va directo al P&L del año.
Con la fórmula =importe/vida_util_años para la cuota anual. Si el activo entra en mitad de año, prorratea por meses: =importe/vida_util/12*meses_en_uso. Hacienda publica tablas oficiales con los coeficientes máximos aceptados fiscalmente para cada tipo de activo.
Sí, siempre que el activo esté afecto a la actividad empresarial. Se declara en el modelo 303 del trimestre de la factura. En vehículos turismo con uso mixto, Hacienda admite por defecto una deducción del 50% del IVA, salvo que pruebes afectación exclusiva.
Sí. El leasing suele capitalizarse (sale como activo + deuda en balance) y la empresa amortiza y deduce intereses. El renting se trata como gasto operativo (cuota 100% deducible en el P&L). La elección depende de si la empresa quiere ser propietaria del activo al final.
Depende del sector. Como regla orientativa, un CAPEX de mantenimiento inferior a la amortización anual indica que la empresa se está descapitalizando. Si es superior o similar, está reponiendo activos a buen ritmo.
Cuando el CAPEX se gestiona en varias hojas sueltas y hay que recalcular amortizaciones y desviaciones cada mes, es un candidato típico a automatizar dentro del control financiero mensual.
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