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Controla el presupuesto de tu proyecto partida a partida, en tiempo real
15 partidas en 6 categorías, estado automático por partida, resumen por bloque de coste y KPIs de ejecución presupuestaria. 101 fórmulas sin errores.
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15
Partidas de coste
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6
Categorías de coste
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0€
Coste de descarga
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¿Para quién es esta plantilla?
- ✔ Jefes de proyecto que necesitan controlar el gasto real frente al presupuesto aprobado
- ✔ Directores financieros de pymes que supervisan el coste de proyectos internos o de clientes
- ✔ Consultores y agencias que presentan el seguimiento presupuestario a sus clientes cada mes
- ✔ Equipos de RRHH, tecnología o formación que ejecutan proyectos con partidas diferenciadas
- ✔ Cualquier responsable que quiera saber en todo momento cuánto queda disponible en cada categoría
Por qué el control presupuestario de proyectos falla sin una estructura de partidas
El problema más habitual en la gestión presupuestaria de proyectos no es que se gaste de más, sino que nadie detecta la desviación hasta que ya es demasiado tarde para corregirla. Cuando el presupuesto se registra en una hoja sin estructura, con todas las partidas mezcladas y sin diferenciación entre lo comprometido y lo realmente gastado, el jefe de proyecto no puede saber con precisión cuánto queda disponible en cada categoría. Por ello, esta plantilla estructura el presupuesto en 15 partidas agrupadas en 6 categorías con color propio: RRHH, Tecnología, Consultoría, Formación, Gastos de viaje y Contingencia. Cada bloque es visualmente distinguible de un vistazo, lo que facilita tanto la revisión interna como la presentación a dirección o cliente.
La lógica de la plantilla es deliberadamente sencilla: solo hay dos columnas editables con fondo amarillo, Comprometido (G) y Gastado (H). El resto de columnas se calculan solas. El disponible se obtiene restando al presupuesto el mayor de los dos valores (comprometido o gastado), de modo que nunca se sobrestima el margen disponible aunque aún no se haya pagado una factura comprometida. Asimismo, la desviación compara el gasto real con el presupuesto: verde si hay ahorro y rojo si hay exceso. El avance porcentual divide el gasto sobre el presupuesto. En consecuencia, el estado de cada partida se determina automáticamente: ✅ En presupuesto, 🟡 Atención, 🔴 Desviado o ⏳ Sin iniciar.
Resumen automático por categoría y KPIs de ejecución global
Además de la tabla de partidas, la plantilla incluye un bloque de resumen por categoría construido con fórmulas SUMIF que agrupa automáticamente el presupuesto, el gasto, el disponible y el porcentaje de ejecución de cada una de las 6 categorías. Este resumen es especialmente útil en reuniones de seguimiento: muestra de forma inmediata qué bloques de coste están ejecutándose dentro del presupuesto y cuáles están en riesgo de desviación, sin necesidad de revisar partida por partida. Por su parte, el panel de KPIs automáticos muestra el presupuesto total del proyecto, el total gastado, el importe disponible, el total comprometido y el porcentaje global de ejecución presupuestaria.
101 fórmulas verificadas y cero errores desde el primer uso
La plantilla ha sido construida con 101 fórmulas verificadas y validadas sin ningún error de cálculo. Incluye partidas de ejemplo con datos realistas que cubren todos los estados posibles: partidas sin iniciar, en ejecución dentro del presupuesto, en zona de atención y con desviación activa. Gracias a este mix, el responsable de proyecto puede ver desde el primer momento cómo funciona el sistema en cada escenario y adaptar las partidas a su proyecto sin necesidad de ajustar ninguna fórmula. La versión gratuita gestiona un único proyecto con 15 partidas. Si necesitas gestionar múltiples proyectos, comparar el presupuesto inicial con revisiones posteriores, visualizar la curva S de ejecución o activar alertas de desviación automáticas, la versión premium ofrece todas esas funcionalidades desde el enlace al final de esta página.
Qué incluye la plantilla
15 partidas en 6 categorías con color
RRHH · Tecnología · Consultoría · Formación · Viaje · Contingencia
15 partidas de coste reales agrupadas en 6 categorías con color identificativo propio. Cada categoría es visualmente distinguible en la tabla para facilitar la lectura y la presentación del seguimiento a dirección o cliente.
Columnas calculadas automáticamente
Disponible = Presupuesto − MAX(Comprometido, Gastado)
Solo hay que introducir el importe comprometido y el gastado. El disponible, la desviación, el avance porcentual y el estado se calculan solos. La fórmula MAX garantiza que el disponible nunca se sobrestime aunque haya compromisos aún no pagados.
Estado automático por partida
✅ En presupuesto · 🟡 Atención · 🔴 Desviado · ⏳ Sin iniciar
Cada partida muestra automáticamente su estado según el nivel de ejecución y la desviación respecto al presupuesto. El estado se actualiza solo al modificar cualquier dato de comprometido o gastado.
Resumen por categoría + Panel KPIs
Presupuesto total · Gastado · Disponible · Comprometido · % Ejecución
Bloque de resumen SUMIF por categoría que se recalcula en tiempo real. Panel de 5 KPIs globales que resumen el estado del presupuesto del proyecto de un vistazo. Ideal para el reporte mensual a dirección o cliente.
Cómo usar la plantilla en 4 pasos
1
Introduce el nombre del proyecto y las partidas de coste. Sustituye las 15 partidas de ejemplo por las de tu proyecto real. Asigna a cada una su categoría, el presupuesto aprobado y el importe unitario si aplica. Las columnas de totales se calcularán solas.
2
Registra los importes comprometidos conforme se firman contratos o pedidos. Al introducir el importe comprometido en la columna G, el disponible se actualizará automáticamente usando la fórmula MAX para no sobreestimar el margen aunque el gasto aún no se haya ejecutado.
3
Actualiza el gasto real al recibir facturas. Al introducir el importe gastado en la columna H, la desviación, el avance porcentual y el estado de cada partida se recalcularán automáticamente. Las partidas en rojo requieren revisión inmediata del presupuesto.
4
Usa el resumen por categoría y los KPIs para el reporte mensual. El porcentaje de ejecución global y el resumen por categoría son los dos bloques más relevantes para comunicar el estado presupuestario del proyecto a dirección o al comité de seguimiento.
Tutoriales y recursos en vídeo
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Cómo controlar el presupuesto de un proyecto en Excel
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Presupuesto de proyecto por partidas en Excel en 60 segundos
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Control presupuestario de proyecto con estado automático en Excel
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Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre importe comprometido y gastado?
El importe comprometido es el que está reservado o contratado pero aún no facturado ni pagado: por ejemplo, un pedido firmado o un contrato con un proveedor. El importe gastado, en cambio, es el que ya ha sido facturado y ejecutado. La plantilla usa la fórmula MAX(comprometido, gastado) para calcular el disponible, de modo que el margen nunca se sobrestima aunque el pago aún no se haya producido. Por ello, el control es más conservador y realista que si solo se tuviera en cuenta el gasto real.
¿Cómo se determina el estado de cada partida?
El estado se asigna automáticamente según el porcentaje de ejecución y la desviación de cada partida. ⏳ Sin iniciar aparece cuando el gasto es cero. ✅ En presupuesto indica que el gasto está dentro del importe aprobado. 🟡 Atención señala que el gasto supera el 85% del presupuesto pero aún no lo excede. Por su parte, 🔴 Desviado aparece cuando el gasto real supera el presupuesto aprobado de esa partida.
¿Puedo añadir más de 15 partidas o más de 6 categorías?
La versión gratuita está diseñada para 15 partidas en 6 categorías. Si se añaden filas adicionales, el resumen por categoría y los KPIs pueden no comportarse correctamente. No obstante, si necesitas gestionar proyectos con más partidas, comparar el presupuesto inicial con revisiones posteriores o visualizar la curva S de ejecución, la versión premium cubre todas esas necesidades desde el enlace al final de esta página.
Más dudas frecuentes
¿Puedo usar esta plantilla para proyectos de clientes y presentarla en reuniones?
Sí. La estructura de categorías con color y el resumen por bloque están diseñados precisamente para facilitar la presentación a clientes o al comité de seguimiento. Asimismo, el panel de KPIs ofrece una visión ejecutiva del estado presupuestario que puede comunicarse en segundos sin necesidad de preparar ningún informe adicional.
¿Es compatible con Google Sheets?
Sí. La plantilla puede abrirse en Google Sheets y todas las fórmulas, incluyendo MAX, SUMIF y el formato condicional, son totalmente compatibles. En consecuencia, puedes compartirla con el equipo del proyecto o con el cliente para que vean el estado del presupuesto en tiempo real desde cualquier dispositivo, sin necesidad de enviar el archivo por correo cada semana.
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