Descripción
Centraliza los datos de tu equipo con contratos en color y KPIs automáticos
Ficha completa de 10 empleados: datos personales, contractuales, salario y tipo de contrato en color. Compatible con Excel 2016+.
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5
KPIs automáticos
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10
Empleados incluidos
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0€
Precio — totalmente gratis
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- Pymes y autónomos con empleados que necesitan un registro centralizado sin software de RRHH
- Responsables de administración que gestionan contratos, altas y datos del personal
- Encargados que necesitan conocer de un vistazo qué contratos son temporales y cuándo vencen
- Empresas que quieren calcular la masa salarial y el salario medio de su plantilla automáticamente
- Cualquier negocio que quiera tener los datos de sus empleados ordenados en un único fichero
Por qué tener un registro de empleados en Excel es imprescindible en cualquier pyme
Tener los datos de tus empleados dispersos entre correos, contratos en papel y hojas sueltas es una fuente permanente de errores y de tiempo perdido. Un registro centralizado en Excel permite acceder en segundos al DNI, el cargo, el tipo de contrato y el salario de cualquier empleado, sin buscar en carpetas ni preguntar a gestoría. Esta plantilla gratuita incluye 10 fichas reales con contexto español — Ana García, Carlos López, María Fernández, David Martínez, Laura Romero, Javier Moreno, Sofía Jiménez, Pablo Sánchez, Elena Ruiz y Marcos Díaz — que puedes sustituir directamente por tu equipo real.
La tabla incluye todos los campos relevantes: número de empleado, nombre completo, DNI/NIE, fecha de nacimiento, teléfono, email, cargo, departamento, tipo de contrato con código de color (Indefinido en azul, Temporal en naranja, Prácticas en gris), fecha de alta, fecha de fin de contrato (donde aplica), salario bruto mensual y estado activo/inactivo. El mix de contratos es realista: 6 indefinidos, 3 temporales con fechas de vencimiento en 2026 y 1 de prácticas, igual que en muchas pymes españolas.
KPIs automáticos y masa salarial
El bloque de KPIs superior calcula automáticamente los empleados activos, el número de contratos temporales e indefinidos, el salario medio de la plantilla y la masa salarial anual total. Con los 10 empleados de ejemplo la masa salarial mensual es de 20.350€ y el salario medio de 2.035€ brutos al mes, cifras realistas para una pyme española de servicios. Al sustituir los datos por los tuyos reales, todos los KPIs se recalculan solos.
Limitaciones y cuándo dar el salto a la versión completa
Esta versión está configurada para 10 empleados. Si tu equipo supera ese número, o si necesitas alertas automáticas cuando un contrato temporal está próximo a vencer, adjuntar documentos escaneados a cada ficha o generar un organigrama automático de la empresa, la Base de Datos de Empleados premium cubre todo eso sin límite de empleados ni campos.
Cuenta las celdas de la columna Estado que contienen "Activo". Al dar de baja a un empleado cambiando su estado a "Inactivo", el KPI se actualiza automáticamente. El rango M8:M17 corresponde a las 10 filas de empleados.
Calcula la media del salario bruto mensual de todos los empleados. Si quieres el salario medio solo de activos, usa PROMEDIO.SI(M8:M17;"Activo";L8:L17) para excluir las fichas de empleados que ya no están en plantilla.
Suma todos los salarios brutos mensuales y multiplica por 12 para obtener la masa salarial anual. Recuerda que este importe no incluye la cotización patronal (29,9%). Para calcular el coste total de plantilla para la empresa multiplica el resultado por 1,299.
Cuenta los contratos temporales cuya fecha de fin cae dentro de los próximos 30 días. Añade esta fórmula como KPI de alerta para anticiparte a renovaciones o decisiones de contratación antes de que venzan los plazos.
🔓 Versión gratuita: 10 empleados · sin alertas de vencimiento · sin organigrama. Base de Datos de Empleados completa con empleados ilimitados y alertas → Ver plantilla 19€
Cómo usar la plantilla en 4 pasos
Descarga el archivo .xlsx y ábrelo en Excel 2016 o superior. Los 10 empleados de ejemplo ya están cargados con datos reales de contexto español listos para sustituir.
Reemplaza nombre, DNI, fechas, cargo y salario de cada fila con los datos reales de tu equipo. Los KPIs se recalculan automáticamente al modificar cualquier campo.
Elige Indefinido, Temporal o Prácticas en la columna de tipo de contrato. El color se aplica automáticamente: azul para indefinidos, naranja para temporales y gris para prácticas.
Consulta los KPIs para ver de un vistazo cuántos empleados activos tienes, cuántos contratos temporales, el salario medio y la masa salarial anual total de tu plantilla.
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Preguntas frecuentes
¿Puedo añadir más empleados a la versión gratuita?
Puedes copiar las filas de empleados y pegarlas debajo para añadir más, pero los KPIs del bloque superior están configurados para el rango de 10 empleados. Tendrías que ajustar manualmente los rangos de CONTAR.SI, PROMEDIO y SUMA. Si necesitas un registro escalable sin tocar fórmulas, la versión premium gestiona cualquier número de empleados automáticamente.
¿Los datos del registro cumplen con la LOPD?
El archivo en sí es una herramienta técnica neutral. La responsabilidad de cumplir con la LOPD y el RGPD al almacenar datos personales de empleados recae en la empresa que los trata. Asegúrate de tener informados a tus empleados sobre el tratamiento de sus datos, de restringir el acceso al archivo y de no compartirlo por canales no seguros.
¿Puedo añadir más columnas de información?
Sí, puedes insertar columnas adicionales para campos como número de la Seguridad Social, banco, centro de trabajo o categoría profesional. Las fórmulas de KPIs no se verán afectadas siempre que los rangos de las columnas de estado, tipo de contrato y salario se mantengan correctos.
Más dudas frecuentes
¿Qué diferencia hay con la Base de Datos de Empleados premium?
La versión gratuita cubre equipos de hasta 10 empleados con los campos esenciales. La Base de Datos de Empleados premium incluye empleados ilimitados, alertas automáticas cuando un contrato temporal está próximo a vencer, posibilidad de adjuntar documentos escaneados a cada ficha y generación automática de un organigrama de la empresa por departamentos.
¿Funciona también en Google Sheets?
La plantilla está optimizada para Microsoft Excel. Puede importarse en Google Sheets y las fórmulas de CONTAR.SI y SUMA funcionarán correctamente. Los formatos condicionales de color por tipo de contrato pueden requerir reconfiguración manual al importar el archivo .xlsx en Google Sheets.
Descarga tu registro de empleados en Excel
Sustituye los datos de ejemplo por los de tu equipo real y tendrás todos los contratos y KPIs organizados en segundos.
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