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Registra tus horas facturables por proyecto en Excel con importe automático
30 filas de registro, 4 proyectos con tarifa propia, resumen SUMIF dinámico y 4 KPIs que se actualizan solos al añadir cada fila.
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30
Filas de registro
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4
KPIs automáticos
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4
Proyectos con color
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¿Para quién es esta plantilla?
- ✔ Freelances y consultores que facturan por horas a distintos clientes o proyectos
- ✔ Autónomos que necesitan justificar el tiempo dedicado antes de emitir la factura
- ✔ Diseñadores, desarrolladores y creativos con tarifas diferentes según proyecto
- ✔ Abogados, asesores y formadores que cobran por hora de servicio prestado
- ✔ Cualquier profesional que quiera saber exactamente cuánto ha generado cada mes
Por qué registrar las horas facturables es imprescindible si cobras por tiempo
Muchos profesionales que trabajan por horas cometen el mismo error: no llevan un registro sistemático del tiempo dedicado a cada proyecto y, cuando llega el momento de facturar, reconstruyen las horas de memoria. El resultado es casi siempre el mismo: se infravalora el tiempo real invertido, se factura menos de lo que corresponde y se pierde dinero sin darse cuenta. Un estudio de productividad frecuentemente citado en el sector del trabajo autónomo estima que los profesionales que no registran su tiempo facturable dejan de cobrar entre un 20% y un 30% de sus horas reales cada mes.
Esta plantilla de Excel soluciona ese problema de raíz. Cada día que trabajas, simplemente introduces la fecha, la descripción del trabajo, el proyecto al que pertenece, las horas dedicadas y la tarifa por hora. La columna de importe se calcula automáticamente multiplicando horas por tarifa, y el resumen por proyecto se actualiza al instante gracias a las fórmulas SUMIF. Al final del mes tienes un desglose completo y detallado de todo lo que has trabajado, proyecto a proyecto, listo para convertirlo en factura sin tener que hacer ningún cálculo adicional.
Cómo gestionar distintas tarifas por proyecto en un solo registro
Uno de los puntos más útiles de esta plantilla es que permite gestionar tarifas distintas para cada proyecto dentro de un mismo registro mensual. La columna G de tarifa por hora es editable fila a fila, lo que significa que puedes cobrar 55 €/hora a un cliente, 90 €/hora a otro y 70 €/hora a un tercero, y todo convive en el mismo archivo sin interferencias. La tarifa media por hora que muestra uno de los 4 KPIs es un indicador especialmente valioso: te dice cuánto estás cobrando de media por tu tiempo, lo que te ayuda a detectar proyectos que no son rentables y a ajustar tus tarifas en futuras negociaciones.
Cada proyecto tiene además su propio código de color en el registro (azul, naranja, verde y morado), lo que facilita la lectura visual de la hoja y te permite identificar de un vistazo a qué proyecto has dedicado más tiempo en el mes. El resumen por proyecto de la parte superior usa SUMIF para acumular las horas y el importe de cada proyecto de forma dinámica: en cuanto añades una nueva fila al registro con el nombre de un proyecto, ese proyecto suma automáticamente las horas y el importe sin que tengas que tocar nada más.
Qué diferencia hay entre la versión gratuita y la premium
La versión gratuita incluye un mes de registros con 30 filas, los 4 KPIs automáticos, el resumen por proyecto con SUMIF y los 4 proyectos con código de color. Es más que suficiente para la mayoría de autónomos y freelances con una cartera de clientes moderada. La versión premium amplía la capacidad a 12 meses de registros en hojas separadas, añade una comparativa mensual de horas e ingresos, permite generar directamente la factura desde el registro de horas y añade un dashboard por cliente con evolución histórica. Si gestionas muchos proyectos simultáneos o quieres un control más exhaustivo de tu productividad y rentabilidad, la versión premium es la herramienta adecuada.
Fórmulas incluidas en la plantilla
Importe por fila
=F2*G2
Multiplica las horas trabajadas (F) por la tarifa por hora (G) para calcular el importe facturable de cada fila. Si cambias la tarifa o las horas, el importe y todos los totales se recalculan al instante.
Resumen por proyecto (SUMIF)
=SUMAR.SI(E:E,"Proyecto A",H:H)
Suma todos los importes de las filas que pertenecen a un proyecto concreto. Se actualiza automáticamente en cuanto añades una nueva fila con ese proyecto en la columna E. Disponible para los 4 proyectos predefinidos.
KPI — Tarifa media por hora
=SUMA(H2:H31)/SUMA(F2:F31)
Divide el importe facturable total entre las horas totales trabajadas para obtener la tarifa media real por hora del mes. Es el indicador más útil para evaluar la rentabilidad global de tu actividad y detectar proyectos que tiran hacia abajo tu tarifa media.
⭐ Fórmula bonus — Horas por proyecto
=SUMAR.SI(E:E,"Proyecto A",F:F)
Suma las horas (no el importe) dedicadas a un proyecto concreto. Te permite ver no solo cuánto has facturado a cada cliente, sino cuánto tiempo real has invertido, lo que es clave para analizar si la tarifa cubre bien el esfuerzo dedicado.
Cómo usar esta plantilla en 4 pasos
1
Descarga y personaliza los proyectos — Descarga el archivo .xlsx, ábrelo y sustituye los nombres de los 4 proyectos de ejemplo por los de tus clientes reales. El resumen y los colores se adaptarán automáticamente a los nuevos nombres.
2
Registra cada sesión de trabajo — Cada vez que trabajas, rellena una fila: columna B (fecha), D (descripción del trabajo), E (nombre del proyecto), F (horas) y G (tarifa por hora). La columna H calcula el importe automáticamente.
3
Consulta el resumen por proyecto — El bloque superior se actualiza solo con cada nueva fila. Revísalo a mitad de mes para saber qué proyectos están generando más y si estás en línea con lo presupuestado para el periodo.
4
Usa el total al final del mes para facturar — Al cerrar el mes, el total facturable por proyecto te da exactamente el importe a incluir en cada factura. Sin cálculos extras, sin reconstruir memoria: solo copia el total y emite la factura.
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Preguntas frecuentes
¿Puedo tener tarifas distintas para cada proyecto?
Sí. La columna G de tarifa por hora es editable fila a fila, lo que significa que puedes cobrar tarifas completamente diferentes a cada cliente dentro del mismo registro mensual. La plantilla incluye 4 proyectos de ejemplo con tarifas entre 55 y 90 €/hora. El KPI de tarifa media te indica cuánto estás cobrando de media ponderada por todas las horas del mes.
¿Qué pasa si tengo más de 4 proyectos activos?
La versión gratuita incluye 4 proyectos predefinidos en el resumen superior. Puedes añadir más filas de resumen copiando la fórmula SUMAR.SI y cambiando el nombre del proyecto. No hay límite técnico en el registro de filas, aunque el resumen automático cubre los 4 proyectos predefinidos. Para gestionar más proyectos con dashboard por cliente y comparativa mensual, la versión premium es la opción recomendada.
¿Puedo usar esta hoja para registrar horas no facturables también?
Sí. Aunque la plantilla está orientada a horas facturables, nada impide que añadas filas con tarifa 0 para registrar tiempo interno, reuniones no cobradas, formación o tareas administrativas. El importe de esas filas será cero y no afectará al total facturable, pero sí a las horas totales del KPI, lo que te da una visión real de cuánto tiempo trabajas frente a cuánto cobras.
Más dudas frecuentes
¿Funciona con Google Sheets además de con Excel?
Sí, el archivo .xlsx es totalmente compatible con Google Sheets. Las fórmulas SUMAR.SI y las operaciones básicas funcionan igual. Sube el archivo a tu Google Drive, ábrelo con Hojas de Cálculo de Google y todo funcionará sin ajustes. La ventaja adicional de Sheets es que puedes acceder al registro desde cualquier dispositivo y actualizarlo en tiempo real desde el móvil.
¿El registro de horas sirve como documento justificativo ante el cliente?
Sí. Muchos profesionales exportan el registro mensual a PDF y lo adjuntan a la factura como anexo detallado de las horas trabajadas. El desglose por fecha, descripción y proyecto que ofrece esta plantilla es exactamente el nivel de detalle que los clientes suelen pedir para aprobar una factura por horas. Exporta la hoja a PDF desde Excel o Google Sheets y adjúntalo junto a tu factura mensual.
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