CONTRATOS ALQUILER

¿Para qué sirve esta plantilla Excel de gestión de contratos de alquiler?

La plantilla Excel gestión de contratos de alquiler centraliza en un único archivo todo lo que necesita un propietario o gestor inmobiliario para controlar su cartera de arrendamientos: los contratos vigentes con sus datos legales y económicos, el seguimiento mensual de cobros, la detección automática de impagos y las alertas de contratos próximos a vencer. Todo está conectado entre sí mediante fórmulas automáticas que eliminan la necesidad de duplicar información entre hojas.

La clave diferencial de esta plantilla está en sus dos hojas completamente automáticas: la hoja de Impagos se alimenta sola con una fórmula FILTER que extrae directamente desde Cobros todos los registros en situación de impago, y la hoja de Vencimientos hace lo mismo con los contratos que tienen tres meses o menos para finalizar. El propietario solo tiene que actualizar los cobros mensualmente y el sistema le avisa de todo lo que requiere acción.

¿Qué incluye esta plantilla Excel de contratos de alquiler?

• 📋 Contratos — Base de datos principal con todos los contratos vigentes: referencia de la propiedad, dirección, tipo (piso, apartamento, casa-chalet, local comercial, oficina, garaje, nave industrial), datos completos del arrendatario (DNI, teléfono, email), renta mensual, día de cobro, gastos de comunidad, fianza depositada, fechas de inicio y fin, duración en meses, condición de renovable, propietario y agente gestor. Los meses restantes hasta el vencimiento se calculan automáticamente.
• 💶 Cobros — Registro mensual de todos los pagos de cada contrato: importe a cobrar, fecha de vencimiento, fecha de cobro real, estado (pagado, pendiente o impago), método de pago (transferencia, domiciliación, efectivo, bizum, cheque), comisión de gestión y observaciones. Los días de retraso se calculan automáticamente comparando la fecha de vencimiento con la fecha de cobro real.
• ⚠️ Impagos — Hoja de seguimiento de morosos que se actualiza automáticamente mediante FILTER desde la hoja de Cobros: extrae todos los registros con estado de impago sin necesidad de intervención manual. El gestor solo añade el estado de gestión (pendiente, en gestión, cobrado, incobrable), las acciones realizadas, la fecha de reclamación, si el propietario ha sido informado y la fecha de resolución.
• 📅 Vencimientos — Alerta automática de contratos próximos a finalizar: mediante FILTER extrae desde Contratos todos los que tienen tres meses o menos de vida restante. Permite registrar la intención de renovar del arrendatario, la nueva renta propuesta, la fecha de contacto para la renovación y observaciones del proceso.
• 📊 Dashboard — Panel de mando global con los indicadores clave de la cartera: total de contratos activos, renta mensual total de la cartera, porcentaje de cobros confirmados, impagos activos en gestión, contratos que vencen en los próximos días y comisión de gestión generada. Incluye gráficos de distribución de contratos por tipo de propiedad, estado de cobros, renta gestionada por agente y horizonte de vencimientos.

Plantilla Excel gestión contratos alquiler: KPIs e indicadores incluidos

• 📌 Contratos activos — Total de contratos vigentes registrados en la cartera
• 📌 Renta mensual total — Suma de todas las rentas de los contratos activos
• 📌 Tasa de cobros confirmados — Porcentaje de cobros en estado pagado sobre el total del mes
• 📌 Impagos activos — Contratos con cobros en situación de impago pendientes de resolución
• 📌 Contratos que vencen en 60 días — Alertas de renovación urgente extraídas automáticamente
• 📌 Comisión de gestión generada — Total de comisiones acumuladas por agente y mes
• 📌 Distribución por tipo de propiedad — Desglose de contratos entre pisos, apartamentos, casas-chalet, locales, oficinas y otros
• 📌 Estado de cobros del mes — Recuento de cobros pagados, pendientes e impagos en el período
• 📌 Renta gestionada por agente — Volumen total de renta administrada por cada gestor de la cartera
• 📌 Horizonte de vencimientos — Contratos agrupados por plazo de vencimiento: este mes, en 1–2 meses, en 3–6 meses, en 6–12 meses
• 📌 Días de retraso en cobros — Calculados automáticamente para cada registro de cobro
• 📌 Meses restantes de contrato — Calculados automáticamente mediante DATEDIF desde la fecha de fin

¿Para quién es esta plantilla de gestión de alquileres?

Esta plantilla está diseñada para propietarios particulares con varios inmuebles en alquiler que necesitan un control ordenado de cobros y vencimientos sin pagar software de gestión, para administradores de fincas y gestores de patrimonios inmobiliarios que gestionan carteras de contratos de múltiples propietarios, para agencias inmobiliarias que ofrecen servicio de gestión de alquileres y necesitan un control centralizado por agente, y para family offices e inversores inmobiliarios que quieren visibilidad completa sobre su cartera de arrendamientos sin depender de herramientas complejas.

Características técnicas

• 📁 Formato: .xlsx (Microsoft Excel)
• 💻 Compatibilidad: Excel 2019 o superior, Microsoft 365 (requiere función FILTER disponible desde Excel 2019); LibreOffice Calc 7.0 o superior
• 🔢 Fórmulas: FILTER para alimentación automática de Impagos y Vencimientos, DATEDIF para meses restantes y días de retraso, COUNTIF y SUMIF para KPIs del dashboard
• ⚙️ Macros: No contiene macros. No requiere habilitar ningún permiso especial
• 🌐 Idioma: Español
• 📑 Número de pestañas: 6 pestañas funcionales (Guía de Uso, Contratos, Cobros, Impagos, Vencimientos, Dashboard) + 1 pestaña informativa
• ✅ Validación de datos: Desplegables configurados en contratos (tipo propiedad, renovable, agente, propietario), cobros (estado, método de pago, mes-año) e impagos (estado de gestión, propietario informado)
• 📋 Datos de ejemplo: Incluye registros de muestra en todas las hojas para facilitar la comprensión del flujo de trabajo mensual y la puesta en marcha inmediata

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Si gestionas una cartera grande o quieres eliminar la entrada manual de datos, puedo ayudarte a automatizar toda la operativa de alquileres con tres resultados clave: cada mes se generan automáticamente las filas de cobro de todos los contratos sin que nadie tenga que crearlas, recibes un WhatsApp o email automático cuando un cobro lleva más de ciertos días sin confirmarse y el informe mensual de tu cartera se envía al propietario cada primer día de mes sin intervención manual. Si quieres explorar una solución a medida para tu cartera de alquileres, descubre cómo puedo ayudarte.

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