⭐ Descarga Gratuita
Sabe en todo momento qué equipos necesitan mantenimiento
Semáforo automático, próximas revisiones calculadas y historial de intervenciones. Sin papel, sin olvidar ningún equipo crítico.
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5
Equipos controlados
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10
Registros de historial
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0€
Coste de descarga
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¿Para quién es esta plantilla?
- ✔ Responsables de mantenimiento en pymes industriales y de servicios
- ✔ Administradores de fincas con equipos comunes bajo su responsabilidad
- ✔ Gerentes de oficinas o locales que gestionan equipos críticos
- ✔ Negocios que necesitan cumplir con revisiones legales obligatorias
- ✔ Cualquier empresa que quiera dejar de gestionar el mantenimiento de memoria
El mantenimiento no planificado cuesta más que el preventivo
Una avería en el sistema de climatización en pleno verano, un ascensor que se detiene en hora punta, un grupo electrógeno que no arranca cuando se va la luz. En todos estos casos hay un denominador común: nadie había registrado cuándo tocaba la siguiente revisión. No porque el equipo no fuera importante, sino porque el mantenimiento se gestionaba de memoria, en un papel pegado a la pared o en un email enterrado en la bandeja de entrada. La consecuencia es siempre la misma: la avería llega antes de que nadie la espere, el coste de reparación multiplica al de la revisión preventiva y, en algunos casos, hay implicaciones legales por incumplimiento de obligaciones de mantenimiento.
Esta plantilla Excel resuelve ese problema de forma sencilla y sin coste. Incluye una ficha de control para 5 equipos donde se registra la frecuencia de mantenimiento en días, la fecha del último servicio y la próxima revisión calculada automáticamente. Los días restantes se actualizan solos referenciados a una celda de fecha editable, de modo que cada vez que abres el archivo ves exactamente en qué estado está cada equipo. Un semáforo automático clasifica cada equipo en cuatro estados: 🔴 Vencido, 🟠 Urgente (7 días o menos), 🟡 Próximo (30 días o menos) y ✅ Al día.
Historial de intervenciones y KPIs para tomar decisiones
Además de la ficha de equipos, la plantilla incluye un historial con capacidad para 10 registros de intervenciones. Por cada mantenimiento realizado puedes anotar el equipo, el tipo de intervención, la fecha, el técnico o empresa responsable, la duración, el coste, el resultado y la próxima revisión prevista. Este historial es especialmente útil cuando hay que justificar ante una inspección que el mantenimiento se ha realizado correctamente, o cuando hay que decidir si conviene renovar un equipo o seguir reparándolo.
Panel de KPIs que se actualiza en tiempo real
En la parte superior de la plantilla encontrarás cinco KPIs calculados automáticamente: equipos vencidos o urgentes, equipos con revisión en los próximos 30 días, equipos al día, coste total anual acumulado en el historial y número total de equipos registrados. De un vistazo sabes si hay algún equipo que requiere acción inmediata, sin tener que revisar línea por línea. La versión gratuita soporta 5 equipos. Si necesitas gestionar más equipos, añadir alertas automáticas por fecha o acceder a un calendario visual de mantenimientos, puedes consultar la versión premium en el enlace al final de esta página.
Qué incluye la plantilla
Bloque 1 — Ficha de equipos
Próxima revisión = Último mantenimiento + Frecuencia (días)
5 equipos preconfigurados: aire acondicionado, fotocopiadora, ascensor, grupo electrógeno y sistema contra incendios. Frecuencia en días, fecha del último mantenimiento, próxima revisión calculada y días restantes dinámicos referenciados a la celda de fecha editable.
Semáforo automático
🔴 Vencido · 🟠 ≤7 días · 🟡 ≤30 días · ✅ Al día
Cada equipo muestra automáticamente su estado de urgencia mediante formato condicional. No hay que calcular nada: la plantilla compara los días restantes con los umbrales definidos y colorea cada fila según su nivel de prioridad.
Bloque 2 — Historial de intervenciones
10 registros: equipo · tipo · fecha · técnico · duración · coste · resultado
Registra cada intervención con todos los datos necesarios para tener trazabilidad completa: qué se hizo, quién lo hizo, cuánto costó y cuándo hay que volver. Útil para justificar mantenimientos ante inspecciones o para analizar el gasto acumulado por equipo.
Panel de KPIs automáticos
Vencidos/urgentes · Próximos 30 días · Al día · Coste anual · Equipos
Cinco indicadores calculados automáticamente que resumen el estado global del mantenimiento. El coste total anual se acumula desde el historial sin necesidad de ninguna fórmula manual adicional.
Cómo usar la plantilla en 4 pasos
1
Descarga el archivo y actualiza la celda de fecha. La celda D4 contiene la fecha de hoy y es editable. Actualízala cada vez que abras la plantilla para que los días restantes se recalculen correctamente.
2
Personaliza los equipos y sus frecuencias. Sustituye los nombres de los 5 equipos preconfigurados por los de tu local o empresa, e introduce la frecuencia de mantenimiento en días que corresponda a cada uno según normativa o recomendación del fabricante.
3
Introduce la fecha del último mantenimiento. La plantilla calculará automáticamente la próxima revisión y los días restantes, y actualizará el semáforo de estado sin que tengas que hacer nada más.
4
Registra cada intervención en el historial. Cada vez que se realice un mantenimiento, añade el registro en el bloque de historial con todos los datos del servicio. El KPI de coste anual se actualizará automáticamente.
Tutoriales y recursos en vídeo
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Cómo controlar el mantenimiento de equipos en Excel
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Semáforo de mantenimiento en Excel en 60 segundos
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Control de mantenimiento con semáforo automático
Reel disponible en @planillasexcel
Preguntas frecuentes
¿Cómo se actualiza el semáforo de estado de cada equipo?
El semáforo funciona mediante formato condicional basado en los días restantes hasta la próxima revisión. Esos días se calculan restando la fecha de hoy (celda D4, editable) a la fecha de próxima revisión. Cuando abres el archivo, actualizas la celda D4 con la fecha del día y el semáforo recalcula automáticamente el estado de los 5 equipos.
¿Puedo cambiar los equipos preconfigurados por los de mi empresa?
Sí. Los 5 equipos incluidos (aire acondicionado, fotocopiadora, ascensor, grupo electrógeno y sistema contra incendios) son un punto de partida genérico. Puedes sustituirlos por cualquier equipo de tu negocio: maquinaria industrial, vehículos, sistemas informáticos o cualquier otro activo que requiera mantenimiento periódico.
¿Qué pasa si necesito controlar más de 5 equipos?
La versión gratuita está limitada a 5 equipos. Si gestionas más activos y necesitas equipos ilimitados, alertas automáticas por correo cuando se acerca una revisión y un calendario visual de mantenimientos programados, la versión premium cubre todas esas necesidades. Puedes verla en el enlace al final de esta página.
Más dudas frecuentes
¿Sirve para cumplir con las obligaciones legales de mantenimiento?
La plantilla te ayuda a llevar un registro ordenado de las revisiones y a no perder ninguna fecha obligatoria. Sin embargo, el cumplimiento legal depende de la normativa aplicable a cada tipo de equipo y sector. Te recomendamos complementar la plantilla con los informes y certificados que emita el técnico o empresa de mantenimiento habilitada.
¿Puedo compartir la plantilla con todo mi equipo?
Sí. Puedes guardar el archivo en una carpeta compartida de red, en Google Drive o en OneDrive y trabajar de forma colaborativa. Si varios usuarios van a editar el archivo al mismo tiempo, te recomendamos la versión en Google Sheets o la versión premium con control de accesos por usuario.
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