FISCAL · LIBROS OFICIALES
El libro registro facturas Excel es una hoja de cálculo que numera y detalla todas las facturas emitidas y recibidas de una pyme o autónomo español. Es obligatorio para casi todas las actividades sujetas a IVA en España y sirve de base para presentar el modelo 303, el modelo 130 y el resumen anual 390.
Es el registro cronológico y numerado de todas las facturas emitidas (ventas) y facturas recibidas (compras y gastos). Su función es dejar rastro trazable de cada operación con IVA para que la AEAT pueda comprobar tus autoliquidaciones. En España lo regulan el artículo 62 del Reglamento del IVA y la Ley 37/1992.
| Libro | Qué registra | Base legal |
|---|---|---|
| Facturas emitidas | Todas las ventas con o sin IVA repercutido | Art. 63 Reglamento IVA |
| Facturas recibidas | Todas las compras/gastos con IVA soportado | Art. 64 Reglamento IVA |
| Bienes de inversión | Activos amortizables (obligatorio si aplicas prorrata) | Art. 65 Reglamento IVA |
| Operaciones intracomunitarias | Compras/ventas con países de la UE | Art. 66 Reglamento IVA |
Cada asiento del libro debe contener, según la AEAT, al menos: número de la factura, fecha de expedición, fecha de operación si es distinta, identificación del cliente o proveedor (nombre y NIF), base imponible, tipo de IVA, cuota de IVA, y si aplica, la retención IRPF y el total factura.
Las facturas emitidas deben registrarse en el momento de expedición. Las recibidas, dentro del plazo de presentación del 303 en que se van a deducir. Si te saltas el orden cronológico, las inspecciones de la AEAT lo detectan al primer cruce.
Estructura recomendada: una hoja "Emitidas", una hoja "Recibidas", una hoja "Clientes" con datos maestros (nombre y NIF), una hoja "Proveedores" con lo mismo y una hoja "Resumen 303" que calcula automáticamente las casillas del modelo trimestral.
En "Emitidas" numera secuencialmente sin saltos (una serie de facturas al año, o varias series si trabajas por sedes o líneas de negocio) y anota cada factura con las columnas: nº, fecha expedición, fecha operación, cliente, NIF, base, %IVA, cuota IVA, %retención IRPF, importe retenido, total.
En "Recibidas" el número de asiento lo pones tú (correlativo del año), y anotas: nº asiento, fecha recepción, fecha factura, nº factura proveedor, proveedor, NIF, base, %IVA, cuota IVA, %deducible (si es 100% o parcial), IVA deducible y total. Si mantienes esta hoja alineada con el libro de IVA y facturas para autónomos, ya tienes el 303 casi hecho.
Con SUMAR.SI por trimestre y por tipo de IVA (21%, 10%, 4%), la hoja Resumen 303 genera las bases y cuotas de las casillas 01-09 (devengado) y 28-29 (soportado) automáticamente. Cuadra con la conciliación bancaria para asegurar que no falta ni sobra ninguna operación.
La numeración debe ser correlativa, sin saltos y sin duplicados. Puedes reiniciarla cada año natural (recomendado) o llevarla continua. Si usas varias series (por ejemplo, A para servicios y B para productos), cada serie es correlativa dentro de sí misma. Un formato típico: 2026-A-001, 2026-A-002...
Si anulas una factura, no la borres del libro: emite una factura rectificativa con signo negativo. Los huecos en la numeración son la primera pista que busca Hacienda en una inspección.
Los cinco errores más habituales en pymes y autónomos: saltos u omisiones en la numeración, no anotar la factura recibida en el trimestre en el que se dedujo su IVA, mezclar series sin criterio, no guardar el PDF original de cada factura junto al libro, y usar el libro registro como si fuera el libro contable completo (no lo son: el libro registro es fiscal, la contabilidad es mercantil).
Descargar el Registro de IVA 1T (facturas emitidas y recibidas)Es obligatorio el libro registro; no es obligatorio Excel. La AEAT admite cualquier soporte que garantice trazabilidad y datos mínimos. Excel cumple perfectamente para autónomos y pymes por debajo del umbral del SII.
Legalmente sí, pero en la práctica no. En caso de inspección o requerimiento debes poder entregar los datos en formato electrónico. Excel te da esa entregabilidad sin coste adicional.
Si te das cuenta antes de presentar el 303 del trimestre, la anotas con fecha correcta y sigues. Si ya presentaste el 303, presentas una autoliquidación complementaria del trimestre correspondiente y regularizas la diferencia. Excel te avisa si el resumen no cuadra con el libro.
Cuatro años a efectos fiscales (prescripción del IRPF/IVA). El Código de Comercio marca seis años para libros mercantiles. Guarda el archivo Excel y el PDF de cada factura durante todo ese plazo.
No. El libro registro es una obligación fiscal (Reglamento IVA e IRPF) que llevan todos los sujetos pasivos. La contabilidad completa (según el Plan General Contable) es una obligación mercantil que solo tienen sociedades y ciertos autónomos en directa normal.
Cuando el libro registro se rellena cada semana a mano y cuadra manualmente con el 303 cada trimestre, ese proceso repetitivo es de los primeros candidatos a automatizar en tu control fiscal.
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