AUTÓNOMOS · CONTABILIDAD
El libro ingresos gastos autonomo Excel es una hoja de cálculo con dos pestañas — una para facturas emitidas y otra para gastos deducibles — que registra todos los movimientos de tu actividad. Es un libro obligatorio para los autónomos en estimación directa en España y sirve de base para el modelo 130, el modelo 303 y la declaración anual de la Renta.
La AEAT exige que los autónomos en estimación directa lleven cuatro libros registro. Dos son de IRPF y dos de IVA. En Excel puedes montarlos todos con la misma estructura y ahorrarte duplicar trabajo.
| Libro | Impuesto | Qué registra |
|---|---|---|
| Ventas e ingresos | IRPF | Facturas emitidas: fecha, número, cliente, base, IVA |
| Compras y gastos | IRPF | Gastos afectos a la actividad, con proveedor y base |
| Bienes de inversión | IRPF / IVA | Activos amortizables (equipos, vehículos, mobiliario) |
| Provisiones y suplidos | IRPF | Solo si trabajas con pagos por cuenta del cliente |
El plazo de conservación de libros y facturas es de 4 años para efectos fiscales (prescripción del IRPF) y hasta 6 años según el Código de Comercio. Guarda los Excel y los PDF de facturas todo ese tiempo.
La estructura recomendada: una hoja "Ingresos", una hoja "Gastos", una hoja "Resumen" y una hoja "Categorías" para los desplegables. En Ingresos: fecha, número de factura, cliente, NIF, concepto, base imponible, tipo de IVA, cuota de IVA, retención IRPF (si aplica) y total factura.
En Gastos: fecha, número de factura recibida, proveedor, NIF, concepto, categoría (suministros, cuota autónomo, alquiler, formación...), base, IVA soportado y si es deducible o no. Marca en una columna aparte si es 100% afecto o solo parcial (típico caso de suministros del domicilio).
La hoja Resumen agrupa por trimestre con SUMAR.SI y te da directamente los importes para el modelo 303, el 130 y el resumen anual del 390. Vincúlala con tu plantilla de facturación para no duplicar datos.
Un gasto es deducible si está vinculado a la actividad, correctamente justificado con factura a nombre del autónomo, y contabilizado. Los más habituales en pymes y autónomos españoles:
| Categoría | Ejemplos | % deducible |
|---|---|---|
| Cuota RETA | Cuota mensual de autónomo | 100% |
| Suministros vivienda-oficina | Luz, agua, internet | 30% de la parte proporcional al m² |
| Manutención | Comidas de trabajo con factura | Hasta 26,67 €/día (48 fuera de España) |
| Vehículo | Combustible, seguro, ITV | 50% si uso mixto · 100% profesionales del transporte |
| Formación | Cursos vinculados a la actividad | 100% |
| Asesoría y software | Gestoría, plantillas, herramientas | 100% |
No basta con el ticket. Para deducir un gasto necesitas factura completa a tu nombre y NIF. Sin ese requisito, ni Hacienda ni tu asesor lo aceptarán aunque lo apuntes en el libro.
Los cuatro fallos que más veces vemos: uno, no anotar las facturas al momento y perder el rastro; dos, mezclar gastos personales con profesionales sin marcar el porcentaje afecto; tres, no vincular el libro con el Excel de conciliación bancaria, con lo que aparecen movimientos huérfanos; y cuatro, no cerrar cada trimestre antes del 20, obligando a improvisar el 303 y el 130.
Descargar el Libro Ingresos vs Gastos en ExcelSí. Los autónomos en estimación directa (normal o simplificada) están obligados a llevar los libros registro de ventas/ingresos y de compras/gastos. Los autónomos en módulos están exentos, aunque conviene llevarlos igual por control interno.
Se puede llevar perfectamente en Excel. La AEAT no obliga a un formato concreto: exige que los libros contengan los datos mínimos (fecha, factura, cliente/proveedor, NIF, base, IVA) y estén disponibles si te lo requieren. Excel cumple si registras todo bien y guardas las facturas.
Los libros registro son obligatorios para todos los autónomos en estimación directa. La contabilidad completa (según el Plan General Contable) solo es obligatoria para autónomos en estimación directa normal con facturación > 600.000 € y para sociedades. La mayoría de autónomos solo necesitan los libros registro.
No. Salvo excepciones muy tasadas (dietas, ciertos suministros), sin factura completa a tu nombre y NIF no puedes deducir el gasto en el IRPF ni el IVA soportado en el 303. Los tickets no valen para deducir IVA.
Como mínimo antes de cada declaración trimestral (20 de abril, julio, octubre y 30 de enero). En la práctica, lo ideal es apuntar la factura el mismo día que la emites o la recibes, para no acumular trabajo y detectar errores a tiempo.
Cuando llevas varios trimestres actualizando el libro a mano, ese registro repetitivo es de los primeros candidatos a automatizar dentro de tu control fiscal.
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