Fiscalidad · Facturación
Hacer facturas en Excel es perfectamente legal en España siempre que incluyan todos los elementos obligatorios de la normativa. Aunque la factura electrónica obligatoria cambiará el panorama en los próximos años, hoy la mayoría de autónomos y pymes pueden seguir facturando en Excel. Aquí verás qué debe incluir una factura válida, cómo estructurarla y qué errores evitar.
Según el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012), toda factura debe contener: número y serie (correlativo y sin saltos), fecha de expedición, datos completos del emisor (nombre, NIF, dirección), datos del receptor (nombre, NIF, dirección), descripción detallada de los bienes o servicios, base imponible, tipo y cuota de IVA y, si aplica, la retención de IRPF.
Aplicar el tipo correcto en cada factura es clave para evitar problemas con Hacienda. Estos son los tipos vigentes:
| Tipo de IVA | Se aplica a |
|---|---|
| General · 21% | La mayoría de bienes y servicios |
| Reducido · 10% | Alimentos no básicos, hostelería, transporte de viajeros, peluquería… |
| Superreducido · 4% | Alimentos de primera necesidad, libros, medicamentos… |
| 0% / exento | Exportaciones; servicios médicos, educación y financieros |
Los autónomos que prestan servicios profesionales deben incluir retención de IRPF en sus facturas a empresas y otros profesionales. El tipo general es del 15%, y los nuevos autónomos pueden aplicar el 7% durante los tres primeros años de actividad.
La retención corre a cargo del cliente: te la descuenta del pago y la ingresa en Hacienda cada trimestre mediante el Modelo 111. Ojo, no todos los servicios la llevan (la compraventa de bienes, los transportes o las actividades agrícolas, por ejemplo, no); en caso de duda, consulta con tu gestor.
Tus datos (nombre, NIF, dirección, teléfono, email) y los del cliente, más el número de factura y la fecha de expedición.
Una línea por concepto con descripción, cantidad, precio unitario y total de línea. Calcula el total con =Cantidad*Precio.
Base imponible, tipo y cuota de IVA, retención de IRPF si aplica y total a pagar. Por ejemplo: Cuota IVA = Base × 21% y Total = Base + IVA − Retención.
La factura debe llevar un número correlativo sin saltos durante el año fiscal. Vincula una celda a tu registro de facturas para que el siguiente número salga solo:
Fórmula
=MAX(tabla_facturas[Número])+1
Con formato personalizado puedes mostrarlo como F2026-001.
Ve a Archivo > Exportar > Crear PDF para generar el documento que envías al cliente. Guarda también el Excel original para mantener el registro editable y poder emitir rectificativas.
Nunca dejes saltos en la numeración ni reutilices un número. Si te equivocas, no borres la factura: emite una rectificativa con número nuevo que referencie a la original.
Si quieres profundizar en la parte fiscal, tienes la guía completa de Excel para autónomos: IVA y facturas.
Descargar la plantilla de Facturación y Control de CobrosSí. Siempre que incluya todos los elementos obligatorios del Reglamento de Facturación, una factura en Excel es plenamente válida. El formato (Excel, Word, papel) no afecta a su validez legal.
Depende. En facturas entre empresas y profesionales (B2B) el NIF del cliente es siempre obligatorio. En facturas a consumidores particulares (B2C) no es necesario, salvo que el importe supere 400 € o el cliente lo pida.
Si hay un error, no se anula y se reutiliza el número: se emite una rectificativa con número nuevo que referencia a la factura original. Puede llevar importes negativos o reemplazar por completo a la original.
La Ley Crea y Crece establece la obligatoriedad de la factura electrónica en operaciones B2B, pero la fecha exacta depende del desarrollo reglamentario. Mientras tanto, las facturas en Excel siguen siendo válidas para la mayoría de autónomos y pymes: conviene irse preparando, sin urgencia.
La factura electrónica obligatoria y Verifactu son el gran cambio que viene. Si quieres entender qué es y cómo prepararte, aquí lo tienes explicado.
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