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Libro de visitas en Excel con seguimiento de clientes y 8 KPIs automáticos
28 registros de ejemplo, 4 estados con código de color y KPIs dinámicos que muestran visitas del mes, pendientes de seguimiento y tasa de conversión.
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28
Registros de ejemplo
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8
KPIs automáticos
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4
Estados con color
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¿Para quién es esta plantilla?
- ✔ Comerciales y agentes de ventas que reciben visitas de clientes potenciales
- ✔ Autónomos y consultores que quieren registrar sus contactos y hacer seguimiento
- ✔ Pequeños negocios que atienden clientes en local y necesitan un registro básico
- ✔ Equipos de ventas sin CRM que quieren controlar su pipeline de forma sencilla
- ✔ Cualquier profesional que necesite saber cuántos contactos tiene pendientes de seguimiento
Por qué registrar cada visita de cliente es la base de cualquier proceso de ventas
Cada visita de un cliente potencial es una oportunidad de negocio. Sin un registro sistemático, esas oportunidades se pierden entre notas dispersas, emails sin respuesta y contactos que quedan en el olvido. Los estudios sobre ventas B2B indican de forma consistente que la mayoría de ventas se cierran después del quinto contacto, pero la mayoría de comerciales abandonan el seguimiento tras el primero o el segundo. La diferencia entre cerrar o no cerrar un cliente a menudo no es la calidad del producto o del servicio, sino la constancia y la organización del seguimiento posterior a la primera visita.
Este libro de visitas en Excel resuelve ese problema de forma sencilla y sin necesidad de ningún software de CRM. Cada fila es una visita: empresa, cargo, email, motivo de visita, estado actual y observaciones de seguimiento. Los 8 KPIs de cabecera te dan en tiempo real el número total de visitas, cuántas se han producido este mes, cuántas tienen seguimiento pendiente, cuántas se han convertido en clientes, el porcentaje de conversión, el motivo de visita más frecuente, la fecha de la última visita registrada y el resumen de pendientes. Todo se actualiza automáticamente al cambiar cualquier estado en la columna H.
Cómo funcionan los 4 estados y el sistema de seguimiento
El sistema de estados es el corazón de la plantilla. Cada visita puede tener uno de cuatro estados con su propio código de color para identificarla visualmente de inmediato. Convertido (verde) indica que el contacto ha pasado a ser cliente. Pendiente (naranja) señala que hay una acción de seguimiento por realizar: una llamada, un email, una reunión. En proceso (azul) marca los contactos con los que hay una negociación activa en curso. Descartado (gris) identifica los contactos que no van a avanzar, ya sea por falta de presupuesto, de necesidad o de interés. Cambiar el estado de una fila actualiza al instante todos los KPIs relacionados, lo que te da siempre una imagen fiel de en qué punto está tu proceso comercial.
La columna de observaciones admite texto largo con ajuste automático de fila, lo que permite escribir notas detalladas sobre cada contacto: qué se habló en la visita, qué objeciones planteó el cliente, cuáles son los próximos pasos acordados y cualquier otro detalle relevante para el seguimiento. Tener esas notas en el mismo archivo que los KPIs y el registro de visitas elimina la necesidad de buscar en emails, notas de papel o conversaciones de WhatsApp cuando necesitas preparar un seguimiento semanas después de la visita inicial.
Qué información captura la plantilla de cada visita
Cada registro del libro de visitas incluye los campos más útiles para el seguimiento comercial: nombre de la empresa o del contacto, cargo o puesto, email de contacto, fecha de la visita, motivo o interés principal de la visita, estado actual y observaciones libres. Los 28 registros de ejemplo incluidos en la plantilla son datos ficticios pero realistas, diseñados para ilustrar los distintos estados y tipos de visita que se pueden dar en un negocio B2B típico en España. Al descargar la plantilla puedes sustituirlos directamente por tus propios contactos sin necesidad de borrar las fórmulas ni ajustar ningún rango.
Fórmulas incluidas en la plantilla
Visitas este mes (dinámico)
=CONTAR.SI.CONJUNTO(B:B,">="&FECHA(AÑO(HOY()),MES(HOY()),1),B:B,"<="&HOY())
Cuenta las visitas cuya fecha cae dentro del mes actual, usando HOY() para que el rango se actualice automáticamente cada día. Al abrir el archivo en un mes nuevo, el contador se resetea solo sin tocar nada.
KPI — Pendientes de seguimiento
=CONTAR.SI(H:H,"Pendiente")
Cuenta todos los registros en estado Pendiente. Es el KPI más accionable de la plantilla: te dice exactamente cuántos contactos necesitan una acción tuya hoy. Se actualiza al instante cuando cambias cualquier estado en la columna H.
KPI — Tasa de conversión
=CONTAR.SI(H:H,"Convertido")/CONTARA(H2:H31)
Divide el número de visitas convertidas entre el total de registros con estado asignado. Te da el porcentaje real de conversión de visitas a clientes, el indicador más importante para evaluar la efectividad de tu proceso comercial.
⭐ Fórmula bonus — Motivo de visita más frecuente
=INDICE(E2:E31,COINCIDIR(MAX(CONTAR.SI(E2:E31,E2:E31)),CONTAR.SI(E2:E31,E2:E31),0))
Identifica el motivo de visita que aparece más veces en el registro. Te permite saber qué necesidad o interés atrae más clientes a tu negocio, información muy útil para orientar tu comunicación y tus campañas de captación.
Cómo usar esta plantilla en 4 pasos
1
Descarga y sustituye los ejemplos — Abre el archivo y borra los 28 registros ficticios de ejemplo. Las 2 filas vacías al final ya están listas para empezar a introducir tus primeras visitas reales sin tocar las fórmulas.
2
Registra cada visita en una fila — Por cada contacto introduce: empresa, cargo, email, fecha de visita, motivo de interés y observaciones. No hace falta rellenar todos los campos: con empresa, fecha y estado ya funcionan todos los KPIs.
3
Actualiza el estado tras cada interacción — Cada vez que hagas seguimiento a un contacto, actualiza su estado en la columna H. Los KPIs de pendientes, conversión y proceso se recalculan solos. El color de la fila cambia automáticamente con el estado.
4
Revisa los KPIs semanalmente — Una vez a la semana revisa el KPI de pendientes y actúa sobre los contactos que llevan más tiempo sin seguimiento. Usa el motivo más frecuente para identificar qué atrae más a tus clientes potenciales.
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Preguntas frecuentes
¿Esta plantilla es un CRM o un libro de visitas?
Es un libro de visitas con funcionalidad de seguimiento básico, no un CRM completo. Un CRM gestiona pipelines, automatiza recordatorios, registra el historial completo de interacciones y se integra con email y calendario. Esta plantilla es perfecta para negocios que reciben visitas de clientes y necesitan un registro ordenado sin la complejidad ni el coste de un software de CRM. Si tu volumen de contactos crece, la versión premium incluye exportación directa a CRM.
¿Puedo añadir más columnas de información?
Sí. Puedes añadir columnas adicionales a la derecha del registro sin afectar a las fórmulas de KPIs existentes, siempre que no insertes columnas entre las que ya tienen fórmulas. Campos habituales que los usuarios añaden: teléfono de contacto, ciudad, origen del contacto (referido, web, feria, etc.) o importe potencial del proyecto.
¿El contador de visitas de este mes se actualiza solo?
Sí. La fórmula usa HOY() para calcular el rango del mes en curso de forma dinámica. Cada vez que abres el archivo, Excel recalcula automáticamente qué fechas caen en el mes actual y actualiza el contador. Al empezar un nuevo mes el contador vuelve a cero sin necesidad de tocar nada.
Más dudas frecuentes
¿Puedo usar esta plantilla para registrar llamadas o emails además de visitas presenciales?
Sí. Aunque se llama libro de visitas, la plantilla funciona igualmente para registrar cualquier tipo de primer contacto comercial: llamadas, emails, reuniones online o visitas presenciales. El campo de motivo de visita puede adaptarse a "motivo de contacto" y las observaciones pueden recoger el resumen de cualquier tipo de interacción.
¿Funciona con Google Sheets además de con Excel?
Sí, el archivo .xlsx es totalmente compatible con Google Sheets. Todas las fórmulas usadas (CONTAR.SI, CONTAR.SI.CONJUNTO, INDICE, COINCIDIR, HOY, CONTARA) funcionan igual en Sheets. La ventaja de usarlo en Google Sheets es que puedes compartirlo con tu equipo comercial en tiempo real, con cada miembro actualizando sus propios contactos desde cualquier dispositivo.
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