Guía · Recursos humanos
La gestión de nóminas en Excel no sustituye al software de nóminas oficial, pero es el complemento perfecto para controlar el coste laboral y planificar la masa salarial de tu pyme en España.
Excel sirve para calcular conceptos salariales, hacer proyecciones y gestionar toda la información de RRHH vinculada a la retribución. En esta guía verás qué puedes gestionar en Excel, qué conviene dejar a tu gestor o asesoría laboral y cómo se complementan ambas herramientas.
El coste de un empleado es mucho más que su salario bruto. En Excel puedes calcular, para cada persona, el salario bruto anual y la Seguridad Social a cargo de la empresa, que en España ronda el 30,5% del bruto.
= Salario_bruto_anual + Seguridad_Social_empresa
= Coste_total_anual / Horas_anuales_trabajadas
Con esto sabrás exactamente cuánto te cuesta cada persona del equipo, y las decisiones de contratación dejarán de basarse en el salario bruto para basarse en el coste real.
El cálculo oficial de la retención de IRPF depende de muchas variables personales (situación familiar, discapacidad, otros ingresos, etc.). Aun así, Excel puede estimar el tipo de retención a partir de las tablas de la AEAT.
Esta estimación es útil solo para proyecciones y para explicar a los empleados la estructura de su nómina. La retención oficial debe calcularse siempre con el software de nóminas homologado: Excel estima, el software confirma.
Para planificar el año, Excel permite proyectar el coste total de la plantilla mes a mes. Incluye los incrementos salariales previstos (por convenio colectivo o negociación individual) y las contrataciones planificadas con su mes de inicio.
Añade también las pagas extraordinarias en sus meses y los cambios de categoría o complementos previstos. Así el presupuesto de personal queda completo y realista para todo el ejercicio.
Si tienes empleados con retribución variable (comisiones, bonus, horas extra), Excel es ideal para calcular cada mes los devengos de cada persona según las reglas que definas.
Después trasladas esos datos al sistema de nóminas para la liquidación mensual. En la práctica, Excel actúa como motor de cálculo y el software de nóminas como generador del documento oficial.
Una nómina en España se compone de varios bloques. Por el lado del devengo: el salario base (retribución fija según convenio y categoría), los complementos (antigüedad, nocturnidad, peligrosidad, plus de convenio), las horas extra (que cotizan a la Seguridad Social) y las pagas extraordinarias (mínimo 2 al año).
Por el lado de las deducciones: la Seguridad Social a cargo del trabajador (en torno al 6,35% del bruto) y la retención de IRPF. Y, por encima del bruto, la empresa asume además la Seguridad Social patronal, que ronda el 30,5%. Los porcentajes exactos los fija la normativa vigente de la TGSS.
El sobrecoste de la Seguridad Social es fácil de olvidar al presupuestar. La forma rápida de no caer en la trampa es trabajar con un multiplicador.
= Salario_bruto * 1,30
Si tomas el salario bruto como base 100, el coste para la empresa ronda 130. Ese factor del +30% es esencial para presupuestar contrataciones o negociar subidas. Si quieres afinarlo concepto a concepto, tienes el detalle en la guía de cómo calcular el coste de una nómina en Excel.
Excel es la herramienta de planificación y control; el gestor o el software de nóminas es la de cumplimiento legal. Esta es la división clara:
| Tarea | Dónde |
|---|---|
| Calcular el coste laboral total | Excel |
| Proyectar la masa salarial del año | Excel |
| Gestionar la retribución variable | Excel |
| Estimar el IRPF (orientativo) | Excel |
| Generar el recibo de salario oficial | Gestor |
| Presentar los seguros sociales (TC1/TC2) por el Sistema RED | Gestor |
| IRPF exacto en situaciones complejas | Gestor |
| Bajas (IT), maternidad/paternidad, ERTE | Gestor |
Coste real ≈ salario bruto × 1,30. Úsala siempre que negocies una subida o presupuestes una contratación: el sobrecoste de la Seguridad Social es lo que más se olvida.
Si no quieres montar el control de costes y la proyección desde cero, hay plantillas con todo resuelto:
Plantilla · Base de datos
Base de Datos de Empleados
Centraliza toda la información de la plantilla en un único fichero.
Ver plantilla →Pack · RRHH
Pack RRHH completo
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Ver pack →¿Puedo usar Excel para la nómina de un empleado del hogar?
Excel te ayuda a calcular los conceptos y el coste total, pero el alta y la cotización de los empleados del hogar deben tramitarse por el Sistema Especial de Empleados del Hogar de la Seguridad Social. Excel sirve como herramienta de cálculo, no como sistema oficial.
¿Cuáles son los tipos de cotización a la Seguridad Social en 2026?
De forma orientativa, a cargo de la empresa: contingencias comunes 23,60%, desempleo 5,50%, FOGASA 0,20% y formación profesional 0,60%. A cargo del trabajador: contingencias comunes 4,70%, desempleo 1,55% y formación profesional 0,10%. Consulta siempre la normativa vigente de la TGSS.
¿Cuánto cuesta realmente un empleado a la empresa?
Como regla general, multiplica el salario bruto por 1,30–1,31 para estimar el coste total. Ese 30% extra de Seguridad Social es el dato clave al presupuestar contrataciones o negociar subidas.
¿Excel puede sustituir al gestor de nóminas?
No, y no debería intentarlo. Excel planifica y controla (costes, masa salarial, retribución variable); el gestor o el software cumple con la parte legal (recibos oficiales, seguros sociales, IRPF exacto). Se complementan, no se sustituyen.
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