RRHH · Nóminas
Calcular el coste de una nómina en Excel es una habilidad clave para cualquier gerente, responsable de RRHH o financiero de una pyme. El recibo oficial debe generarse con software homologado, pero Excel te permite calcular de forma orientativa todos los componentes y, sobre todo, proyectar el coste real que cada empleado supone para la empresa en el presupuesto anual.
| Componente | Qué incluye | Quién lo paga |
|---|---|---|
| Devengos | Salario base + complementos + pagas extra + variable | Empresa → trabajador |
| SS trabajador | Contingencias comunes, desempleo, FP (~6,35%) | Se descuenta al trabajador |
| IRPF | Retención según tramo y situación personal | Se descuenta al trabajador |
| SS empresa | Contingencias, desempleo, FOGASA, FP (~29,90%) | Empresa (no aparece en la nómina) |
| Salario neto | Bruto − SS trabajador − IRPF | Lo que cobra el trabajador |
Una nómina tiene dos bloques: los devengos (lo que el trabajador gana) y las deducciones (lo que se le descuenta). La diferencia es el salario neto. Aparte, la empresa paga la cuota patronal de la Seguridad Social, que no figura en el recibo del trabajador pero sí dispara el coste real.
Los devengos incluyen el salario base (mínimo de convenio para su categoría), los complementos (antigüedad, nocturnidad, peligrosidad, responsabilidad, idiomas), el plus convenio, las horas extra (que cotizan), las pagas extraordinarias (mínimo dos al año) y la retribución variable (comisiones, bonus, incentivos).
Las deducciones son dos: la Seguridad Social a cargo del trabajador (~6,35% del bruto: contingencias comunes 4,70%, desempleo 1,55%, FP 0,10%) y la retención de IRPF, que es variable según la situación personal y familiar. Por eso, dos empleados con el mismo bruto pueden tener retenciones muy distintas.
El coste total es el salario bruto más la Seguridad Social a cargo de la empresa. Este dato no aparece en la nómina del trabajador, así que muchos gerentes lo desconocen:
| Concepto | % | Ejemplo (bruto 30.000 €) |
|---|---|---|
| Salario bruto anual | 100% | 30.000 € |
| SS contingencias comunes | 23,60% | 7.080 € |
| SS desempleo | 5,50% | 1.650 € |
| SS FOGASA | 0,20% | 60 € |
| SS formación profesional | 0,60% | 180 € |
| Total SS empresa | ~29,90% | 8.970 € |
| Coste total empresa | ~129,90% | 38.970 € |
Un empleado de 30.000 € de bruto le cuesta a la empresa casi 39.000 €: por cada euro de salario bruto, paga alrededor de 1,30 € en total. Tenlo siempre en cuenta al presupuestar contrataciones.
El tipo de retención depende del salario anual previsto, la situación familiar y otras circunstancias. Para estimaciones de presupuesto, en Excel puedes usar la escala por tramos:
| Base anual | Tipo |
|---|---|
| Hasta 12.450 € | 19% |
| 12.450 – 20.200 € | 24% |
| 20.200 – 35.200 € | 30% |
| 35.200 – 60.000 € | 37% |
| Más de 60.000 € | 45% |
Es una escala orientativa simplificada. El tipo real de cada empleado se calcula con el procedimiento oficial de la AEAT, con todas sus circunstancias personales. Úsala para estimar el presupuesto, nunca para emitir nóminas oficiales.
Para el presupuesto de personal, monta una tabla con todos los empleados y, para cada uno, el salario bruto mensual, la Seguridad Social mensual a cargo de la empresa y el coste mensual total. No olvides las pagas extraordinarias (normalmente junio y diciembre) en esos meses.
La suma de todos los costes anuales es la masa salarial total del presupuesto, que podrás comparar con los ingresos previstos para decidir contrataciones con datos fiables.
Descargar el Control de Empleados y Nóminas en ExcelNo. El recibo de salario oficial debe generarse con software de nóminas homologado o a través de un gestor laboral. Excel es ideal para presupuesto, control de costes y planificación de la masa salarial, pero no para emitir documentos oficiales.
El Salario Mínimo Interprofesional se actualiza cada año; consulta el importe vigente en la web del Ministerio de Trabajo. Ningún trabajador puede cobrar por debajo del SMI, sea cual sea su contrato o convenio.
Con el ~29,90% de Seguridad Social a cargo de la empresa, el coste total ronda los 32.475 € anuales: por cada 1.000 € de bruto mensual, la empresa paga alrededor de 1.300 €. Incluye siempre la cuota patronal al presupuestar.
Sí. Desde mayo de 2019 todas las empresas deben registrar la jornada de cada empleado. Importa para la nómina porque las horas extra cotizan y deben reflejarse en los devengos; una plantilla de control horario te ayuda a cumplirlo y a tener los datos del cálculo.
Cuando llevas varias nóminas y la masa salarial se recalcula cada mes, ese cálculo repetitivo es de los primeros candidatos a automatizar dentro del control financiero.
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