Operaciones · Excel
Un sistema de control de pedidos en Excel resuelve los problemas más comunes de las pymes: pedidos que se pierden, entregas que se retrasan y clientes que llaman sin que nadie les haya informado.
Una tabla centralizada, con alertas automáticas y un panel de estado global, te deja gestionar todos los pedidos con control total. Excel bien estructurado elimina el caos operativo.
Para cada pedido necesitas registrar quién ha pedido, qué se ha pedido, la cantidad, el precio, cuándo se pidió y cuándo debe entregarse, además del estado actual (pendiente, en proceso, enviado, entregado o cancelado).
Los pedidos de venta y los de compra tienen la misma estructura, pero se gestionan con flujos distintos. Puedes tenerlos en la misma tabla con una columna de tipo, o en pestañas separadas.
Número de pedido (correlativo y único), fecha del pedido, tipo (venta o compra) y nombre del cliente o proveedor. Referencia del producto, cantidad, precio unitario e importe total sin impuestos. Y, para cerrar el seguimiento, la fecha de entrega comprometida y el estado del pedido.
La fecha de entrega real (se rellena cuando llega el pedido) y los días de retraso, que se calculan solos comparando la fecha real con la comprometida. Añade también el responsable del pedido, el número de nota de entrega y una columna de comentarios e incidencias para tener trazabilidad completa.
Define una lista de estados y aplica formato condicional para que cada uno tenga su color. Así la columna de estado se lee de un vistazo y el responsable prioriza sin leer fila por fila.
| Estado | Color en Excel | Significado |
|---|---|---|
| Pendiente | Gris | Aún sin empezar |
| En producción | Azul | En preparación |
| Enviado | Naranja | En tránsito |
| Entregado | Verde | Completado |
| Retrasado | Rojo | Necesita acción inmediata |
| Cancelado | Negro | Fuera del flujo |
Crea una columna de alerta que compare la fecha comprometida con la fecha actual. Si el pedido no está entregado ni cancelado y la fecha ya pasó, marca "RETRASADO"; si faltan 3 días o menos, "Entrega próxima":
=SI(Y(Estado<>"Entregado";Estado<>"Cancelado";Fecha_compromiso<HOY());"RETRASADO";SI(Fecha_compromiso-HOY()<=3;"Entrega próxima";"OK"))
Cada mañana filtras esta columna y ves qué pedidos necesitan acción inmediata. Ningún retraso pasa desapercibido.
El panel muestra de un vistazo el estado global: número total de pedidos abiertos y su valor, número y porcentaje de pedidos retrasados, y la evolución mensual.
El OTIF mide los pedidos entregados a tiempo y completos sobre el total entregado. Un OTIF del 95% o superior es el objetivo estándar. Si quieres medirlo a fondo, una plantilla de control de entregas OTIF lo desglosa con sus KPIs y análisis de causas.
Los pedidos de venta pendientes son cobros futuros: cuando se entreguen y facturen, entrarán como ingresos en los siguientes 30-90 días. Los pedidos de compra son salidas de caja futuras.
Añade una columna de "fecha estimada de cobro o pago" basada en la fecha de entrega más el plazo habitual. Así conectas los pedidos con el flujo de caja en un solo sistema. Si gestionas también las compras, una plantilla de gestión de pedidos a proveedores cubre ese lado del circuito.
Descargar la plantilla de Gestión de Pedidos en Excel¿Puedo gestionar pedidos con varias líneas?
Sí. Tienes dos opciones: una fila por pedido con descripción resumida, o una fila por línea de pedido repitiendo el número. La segunda permite un análisis más detallado por producto.
¿Cómo notifico los retrasos a los clientes?
Excel no envía avisos por sí solo, pero filtrando cada mañana los pedidos con alerta activa puedes llamar o escribir. Herramientas como Make o Zapier pueden automatizar esas notificaciones.
¿Hasta cuántos pedidos diarios es viable Excel?
Excel es cómodo hasta unos 50-100 pedidos diarios. A partir de ahí, un ERP o un WMS es más apropiado. Para la mayoría de pymes, ese límite es más que suficiente.
¿Puedo separar pedidos de venta y de compra?
Sí. Puedes usar pestañas separadas o una sola tabla con columna de tipo. La tabla única suele ser más práctica porque permite cruzar pedidos de venta con sus compras asociadas y ver toda la cadena en un sitio.
Si recibes pedidos por varios canales y quieres que el estado, las alertas y los avisos al cliente se actualicen solos, el flujo de pedidos se puede automatizar de principio a fin.
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