Inmobiliaria · CRM
Un CRM inmobiliario en Excel organiza toda la información de clientes, propiedades y seguimientos en un sistema simple que cualquier agente puede manejar. Sin un sistema ordenado, la agencia pierde operaciones: los clientes que buscaron piso hace meses no vuelven si nadie les da seguimiento. Aquí lo montas con fichas de clientes, cartera de propiedades, registro de visitas y pipeline de operaciones.
Los CRMs específicos para inmobiliarias se pagan con una cuota mensual por usuario que, para una agencia de varios agentes, supone una cifra considerable en euros cada año. Excel cubre la funcionalidad esencial sin ese coste recurrente y con total flexibilidad para adaptarlo a la forma de trabajar de cada agencia.
Para agencias pequeñas es, casi siempre, la opción más práctica para empezar.
Una fila por cliente: nombre, teléfono, email, fecha de captación y origen del lead (portal, referido, redes). Añade tipo de operación buscada (compra o alquiler), zona, presupuesto máximo, habitaciones mínimas, superficie y requisitos (garaje, ascensor…). Incluye una columna de "fecha de próximo contacto": cada lunes filtras por ella y sabes a quién toca llamar.
Una fila por inmueble: referencia interna, dirección, tipo (piso, chalet, local, nave), operación (venta o alquiler), precio de publicación y precio mínimo aceptado por el propietario. Suma superficie, habitaciones, planta, orientación y características. Con filtros avanzados cruzas la cartera con los perfiles de cliente y ves qué propiedades encajan con cada comprador.
El log de actividad de la agencia: una fila por interacción con fecha, agente, cliente, propiedad, tipo de acción (llamada, visita, reunión), resultado y próxima acción comprometida. Así cualquier agente se pone al día en segundos si tiene que cubrir a otro: es el historial completo de la relación con cada cliente.
El estado de todas las operaciones en curso: cliente, propiedad, precio ofertado, fase del proceso, probabilidad de cierre y fecha prevista de firma. El valor ponderado es comisión × probabilidad, y su suma es tu proyección de comisiones del trimestre.
La "fecha de próximo contacto" con alerta es lo que evita que un lead se enfríe. La mayoría de operaciones perdidas no se pierden por precio, sino por falta de seguimiento a tiempo.
Clasificar cada operación por fase te dice de un vistazo cuáles están cerca de firmar y cuáles necesitan empuje:
| Fase | Qué significa |
|---|---|
| Interesado | Ha mostrado interés; aún sin oferta |
| Oferta presentada | Hay una oferta sobre la mesa |
| Señal/arras entregadas | Compromiso firme con anticipo |
| Firma prevista | Cierre inminente con fecha de notaría |
Las comisiones suelen moverse entre el 3 % y el 5 % del precio en compraventa, y entre el 5 % y el 10 % de la renta anual en alquiler. En Excel calculas cada operación cerrada de forma automática:
Si el agente colabora como autónomo, su factura a la agencia lleva su IVA y la retención de IRPF que corresponda. Así la liquidación queda automática y transparente para todo el equipo.
Un CRM guarda datos personales de clientes y propietarios: estás obligado a cumplir el RGPD y la LOPDGDD. Recoge solo lo necesario, ten una base legal para tratarlo, protege el fichero (acceso restringido, copia de seguridad) y no lo conserves más de lo justificado.
Excel es viable para agencias con hasta 500-1.000 clientes activos. Con formato de tabla y filtros dinámicos, encontrar un cliente tarda segundos: suficiente para la mayoría de agencias.
Sí. Solo necesitas el campo "tipo de operación" en la cartera y en la ficha de clientes; con un filtro distingues los dos flujos de trabajo.
Lo más sencillo es guardar el fichero en OneDrive, Google Drive o SharePoint. Si varios agentes editan a la vez, activa la edición en tiempo real desde el navegador para que todos trabajen sobre la misma versión.
Cuando superas los 1.000 clientes activos o necesitas integración automática con los portales inmobiliarios (Idealista, Fotocasa…). Muchas agencias de 3-5 agentes funcionan con Excel durante años: el cambio solo tiene sentido cuando se queda corto operativamente.
Cuando el seguimiento manual empieza a comerte horas, el paso natural es automatizarlo: leads que entran solos en la ficha, recordatorios de contacto y pipeline que se actualiza sin tocarlo.
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