RRHH · Control de jornada
Desde mayo de 2019, el registro horario es obligatorio para todas las empresas en España, sea cual sea su tamaño: pymes de 2 empleados, autónomos con trabajadores y grandes corporaciones. La obligación nace del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y las sanciones por incumplir van de 626 € a 6.250 € por infracción. En esta guía aprendes a llevar el control horario en Excel y a cumplir la ley.
El Real Decreto-ley 8/2019 modificó el Estatuto de los Trabajadores para obligar a registrar a diario la jornada de todos los trabajadores. La norma exige anotar el horario concreto de inicio y fin de jornada de cada persona, conservar los datos un mínimo de 4 años, permitir el acceso de los trabajadores y sus representantes legales, y facilitar la información a la Inspección de Trabajo cuando la requiera.
La ley no impone ningún sistema concreto: vale el papel, una app o una hoja de cálculo. Excel es perfectamente válido siempre que garantice autenticidad, integridad y accesibilidad de los datos.
Los datos mínimos son nombre y apellidos del trabajador, fecha, hora de inicio y hora de fin de jornada, más el total de horas trabajadas ese día.
Aunque la ley no lo exige de forma explícita, conviene añadir las horas extra (separando las compensadas con descanso de las retribuidas), las pausas si la jornada supera 6 horas continuas, la validación del trabajador y las incidencias (ausencias justificadas, vacaciones, festivos). Con eso el registro queda completo y fácil de defender ante una inspección.
Puedes usar una pestaña por empleado (cada fila, un día) o una tabla centralizada para todos con una columna de nombre. Las columnas básicas son: fecha, día de la semana, hora de entrada, hora de salida, total de horas, horas extra y observaciones.
Para equipos grandes, la tabla centralizada es más cómoda: lo reúne todo y te deja filtrar por persona.
La fórmula para obtener las horas en formato decimal es:
=(D2 - C2)*24
Si el turno cruza la medianoche, la fórmula básica da un resultado negativo. Para evitarlo, usa:
=SI(D2<C2; (1-C2+D2)*24; (D2-C2)*24)
Y da formato [h]:mm a las celdas para ver horas y minutos. Así el cálculo es correcto en cualquier turno.
Si la jornada ordinaria es de 8 horas, esta fórmula devuelve 0 cuando no hay exceso y las horas extra cuando se superan:
=MAX(0; E2-8)
En España las horas extra tienen un tope de 80 al año y deben compensarse con descanso o abonarse. Lleva el acumulado en el resumen para no pasarte del límite.
Calcula por mes el total de horas, las ordinarias, las extra, los días trabajados y los de ausencia con su causa. Usa SUMAR.SI para sumar las horas de cada persona desde la tabla centralizada:
=SUMAR.SI(Nombre; "Ana López"; TotalHoras)
Así el resumen se genera solo, sin sumar a mano.
La normativa exige que el registro sea auténtico. Aunque Excel no tiene firma digital, puedes complementarlo con la firma del trabajador al final de cada mes, o exportar el resumen a PDF con fecha.
Guarda los archivos en carpetas por año y empleado, accesibles durante los 4 años que marca la ley. La organización es lo que te salva en una inspección.
Sin registro, la empresa no tiene defensa en una reclamación por horas extra: se presume que el trabajador hizo todas las que reclama. Llevarlo bien protege por igual a la empresa y a la plantilla.
En el trabajo a tiempo parcial el registro es aún más estricto: ya era obligatorio antes del RDL 8/2019 y cualquier hora por encima de lo pactado cuenta como hora complementaria. En el teletrabajo la obligación es exactamente la misma que en la oficina: el teletrabajador debe registrar igualmente su inicio y fin de jornada.
El personal de alta dirección queda fuera del registro de jornada; en cambio, los mandos con contrato ordinario sí entran, aunque dirijan un departamento.
No llevar el registro es una infracción grave según la LISOS, con multas de 626 € a 6.250 € por infracción. Cada empresa inspeccionada sin registro puede ser sancionada, sea cual sea su tamaño.
No. La obligación afecta solo a empresas con trabajadores por cuenta ajena. Un autónomo sin empleados no está obligado a registrar su propia jornada (aunque hacerlo le ayuda a medir su tiempo).
Sí. La obligación se aplica a todos los trabajadores, trabajen en oficina, en remoto o en modalidad híbrida. El teletrabajador debe registrar igualmente su hora de inicio y fin de jornada.
Sí. Si considera que no refleja sus horas reales, puede negarse a firmarlo y dejar constancia por escrito de su disconformidad. No le exime de cumplir el procedimiento, pero deja registrada la discrepancia.
Sí. Un Excel centralizado que permita filtrar por centro cumple sin problema: ante la Inspección puedes mostrar solo los registros del centro concreto.
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