CONTROL PROVEEDORES Y PAGOS OBRA

¿Para qué sirve esta plantilla Excel de control de proveedores y pagos de obra con dashboard?

Esta plantilla Excel control de proveedores y pagos de obra con dashboard de deuda y facturas permite a cualquier constructora o empresa de instalaciones controlar en tiempo real cuánto debe a cada proveedor, qué facturas están vencidas, cuánto se ha gastado en cada obra respecto al presupuesto de compras y qué categorías de gasto concentran más volumen. Es un sistema de trazabilidad completa que conecta proveedores, obras, facturas y pagos en cuatro tablas cruzadas automáticamente.

El sistema funciona en cadena: registrar un proveedor actualiza las opciones de la factura. Registrar una factura actualiza la deuda pendiente del proveedor y el gasto de la obra. Registrar un pago actualiza el saldo pendiente de la factura, la deuda del proveedor y el importe cobrado total. Todo sin necesidad de introducir el mismo dato dos veces.

¿Qué incluye esta plantilla Excel control de proveedores y pagos de obra?

• 🏭 Proveedores — Directorio completo de proveedores con identificador, nombre, CIF/NIF, categoría (materiales, subcontrata, maquinaria, transporte, servicios técnicos, suministros), especialidad, teléfono, email, persona de contacto, forma de pago habitual, IBAN, valoración con estrellas, estado y notas. El total facturado, total pagado y deuda pendiente se calculan automáticamente con SUMIF cruzando las tablas de facturas y pagos.
• 📋 Obras — Registro de todas las obras con identificador, nombre, cliente, tipo, fechas de inicio y fin previstas, estado, presupuesto de compras y responsable. El total facturado por proveedores, la deuda pendiente y el porcentaje de gasto sobre el presupuesto de compras se calculan automáticamente con SUMIF cruzando la tabla de facturas.
• 💰 Facturas_Proveedores — Registro de todas las facturas recibidas con número de factura del proveedor, fechas de emisión y vencimiento, proveedor, obra, concepto, base imponible, tipo de IVA, estado de pago y notas. Los campos automáticos son: nombre del proveedor (VLOOKUP desde Proveedores), categoría del proveedor, nombre de la obra (VLOOKUP desde Obras), importe de IVA, total de factura, importe pagado (SUMIF desde Pagos), saldo pendiente y días de vencimiento.
• 💳 Pagos — Registro de cada pago realizado con identificador, fecha, factura asociada, importe pagado, forma de pago, número de transferencia o referencia, cuenta de cargo y notas. El nombre del proveedor, su ID, el ID de obra y el nombre de obra se traen automáticamente con VLOOKUP cruzando la tabla de facturas.
• 📊 Dashboard — Panel de control con KPIs globales: total facturado, total pagado, deuda pendiente total, facturas vencidas en euros, número de proveedores activos y porcentaje pagado sobre facturado. Incluye ranking de proveedores por deuda pendiente y distribución de la facturación por categoría de proveedor (materiales, subcontrata, maquinaria, transporte, servicios técnicos).

Plantilla Excel control de proveedores y pagos de obra: KPIs y métricas incluidos

• 💰 Total facturado por proveedores, total pagado y deuda pendiente global
• 🚨 Importe total de facturas vencidas sin pagar
• 📊 Porcentaje pagado sobre el total facturado
• 🏭 Número de proveedores activos en la cartera
• 🏗️ Total facturado y deuda pendiente por obra con porcentaje de gasto sobre presupuesto
• 🏆 Ranking de proveedores ordenado por deuda pendiente
• 📋 Distribución de facturación por categoría de proveedor
• 📅 Días de vencimiento por factura calculados automáticamente
• ⭐ Valoración de cada proveedor para decisiones de compra futuras
• 💳 Trazabilidad completa proveedor → factura → pago en cada registro

¿Para quién es esta plantilla Excel de control de proveedores y pagos de obra?

Está diseñada para jefes de obra, responsables de compras, directores técnicos y gerentes de constructoras, instaladoras y empresas de rehabilitación que gestionan varias obras simultáneamente con múltiples proveedores y necesitan saber en todo momento cuánto deben, a quién y en qué obra se ha comprometido cada euro. También es muy útil para administraciones de pequeñas y medianas constructoras que llevan el control de compras en hojas dispersas y quieren centralizarlo en un único sistema con trazabilidad completa sin necesidad de software de gestión de obras específico.

¿Cómo funciona la trazabilidad automática entre tablas?

El sistema está diseñado para que cada dato se introduzca una sola vez. Al registrar una factura basta con seleccionar el ID del proveedor y el ID de la obra en los desplegables: el nombre del proveedor, su categoría y el nombre de la obra aparecen solos. Al registrar un pago basta con seleccionar el ID de la factura: proveedor y obra se traen automáticamente. Así se evitan errores de escritura y el tiempo de entrada de datos se reduce al mínimo.

Características técnicas

• 📄 Formato: .xlsx (Excel estándar)
• 💻 Compatibilidad: Microsoft Excel 2016 o superior · LibreOffice Calc
• ⚙️ Fórmulas principales: VLOOKUP para nombre de proveedor y obra en Facturas, VLOOKUP doble en Pagos para traer proveedor y obra desde Facturas, SUMIF para importe pagado por factura desde Pagos, saldo pendiente automático, SUMIF para total facturado y deuda por proveedor desde Facturas y Pagos, SUMIF para gasto por obra desde Facturas, % de gasto sobre presupuesto, días de vencimiento automáticos, desplegables de validación cruzada en todas las tablas
• 🚫 Sin macros ni VBA — no requiere habilitar contenido activo
• 🌐 Idioma: Español
• 📑 Número de pestañas funcionales: 5 — 🏭 Proveedores · 📋 Obras · 💰 Facturas_Proveedores · 💳 Pagos · 📊 Dashboard
• 📊 Incluye datos de ejemplo con proveedores de distintas categorías, obras activas y finalizadas, facturas en distintos estados de pago y pagos parciales y totales para comprender el sistema desde el primer uso

¿Necesitas algo más avanzado?

La automatización personalizada puede transformar la gestión de compras de tu empresa. Es posible crear un sistema con alertas automáticas por email cuando una factura de proveedor llega a su fecha de vencimiento sin haber sido pagada. También conciliación automática de facturas con los extractos bancarios sin intervención manual. Y informes de gasto por obra y proveedor generados y enviados automáticamente a dirección al cierre de cada mes.

Consulta también: Planning Semanal de Obra con Seguimiento de Tareas y Dashboard de Rendimiento

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