FINANZAS · PRESUPUESTACIÓN
El Presupuesto Base Cero Excel (ZBB, Zero-Based Budgeting) es la metodología que obliga a justificar cada partida de gasto desde cero cada ejercicio, en lugar de arrastrar el presupuesto del año anterior. Aplicado bien en una pyme española, suele detectar entre un 10% y un 25% de gasto estructural eliminable sin afectar al negocio.
El método, popularizado por Peter Pyhrr en Texas Instruments en 1970 y usado hoy por grandes grupos como 3G Capital o Unilever, parte de un principio simple: cada partida presupuestaria arranca en 0 € y debe justificarse como si fuera gasto nuevo. No vale "el año pasado fueron 120.000 € y subimos un 3%". Hay que explicar qué se compra, cuánto, para qué y qué pasa si no se compra.
Es lo contrario del presupuesto incremental tradicional, que parte del gasto histórico y solo discute el delta. ZBB discute el total, cada año.
| Dimensión | Presupuesto incremental | Presupuesto Base Cero |
|---|---|---|
| Punto de partida | Gasto del año anterior | 0 €, cada partida |
| Justificación | Solo el incremento | El importe total |
| Tiempo de elaboración | Bajo (días) | Alto (semanas) |
| Ahorro típico | 0-3% | 10-25% |
| Mejor para | Entornos estables | Reestructuración, nuevos proyectos |
Monta un libro con 5 pestañas: Unidades de decisión, Paquetes, Ranking, Presupuesto final y Dashboard. Cada paso alimenta al siguiente.
Divide la empresa en unidades operativas con responsable claro: comercial, operaciones, administración, marketing, IT, dirección. En una pyme de 20 empleados suelen salir 5-8 unidades. Cada unidad tendrá su propio ZBB.
Cada unidad lista sus actividades como paquetes de decisión. Un paquete es una actividad concreta con coste, output y responsable. Ejemplo en marketing: "Campaña Google Ads B2B — 24.000 €/año — 180 leads cualificados — responsable Marta". Aspira a 15-40 paquetes por unidad.
Para cada paquete, define 3 niveles de servicio:
| Nivel | Qué cubre | % del coste base |
|---|---|---|
| Mínimo | Lo imprescindible para operar | 50-70% |
| Base | Nivel actual de servicio | 100% |
| Ampliado | Mejora con ROI justificado | 120-150% |
En una hoja aparte, lista todos los paquetes de todas las unidades. Cada uno recibe un ranking de 1 a N según impacto en el negocio. Los paquetes "mínimos" de áreas críticas suben al top; los "ampliados" de áreas de soporte bajan al final.
Dibuja la línea en el importe total disponible. Todo lo que queda por encima entra en el presupuesto; lo que queda por debajo, no. Así, decisiones duras se toman con datos y no por inercia.
Una pyme con 2 M€ de gastos operativos que aplica ZBB bien durante 6-8 semanas de trabajo intensivo suele identificar 200-500 k€ de ahorro potencial. Normalmente, no todo se recorta: parte se reinvierte en paquetes "ampliados" de alto ROI.
| Celda | Fórmula | Qué calcula |
|---|---|---|
| Coste total por unidad | =SUMAR.SI(unidad;"Marketing";coste) | Suma de paquetes aprobados |
| % justificación | =Coste_aprobado/Coste_año_ant | Compara ZBB vs. histórico |
| Ranking automático | =JERARQUIA(ROI;ROI_total) | Ordena por ROI estimado |
| Semáforo línea de corte | =SI(acumulado<=techo;"✓";"✗") | Marca paquetes dentro/fuera |
No lo hagas cada año: es demasiado costoso en tiempo. Recomendado en 4 situaciones: tras una caída de EBITDA de dos dígitos; antes de una ronda de inversión o venta; al fusionar dos sociedades; o cada 3-5 años como "limpieza estructural". Entre ciclos ZBB, usa presupuesto incremental anual más control de desviaciones mensual.
ZBB bien hecho es muy exigente con el equipo. Mal hecho se convierte en un recorte ciego y mata moral y productividad. La diferencia la marca el ranking: si los paquetes se priorizan por valor estratégico y no solo por coste, el ZBB protege lo importante y recorta lo accesorio.
| Paquete | Coste base | Nivel | Decisión |
|---|---|---|---|
| CRM comercial | 18.000 € | Base | Aprobado 18.000 € |
| Google Ads B2B | 24.000 € | Ampliado | Aprobado 30.000 € (ROI 4x) |
| Patrocinio sector | 12.000 € | Base | Rechazado (sin leads trazables) |
| Formación equipo | 8.000 € | Mínimo | Aprobado 5.000 € |
| Total área marketing | 62.000 € | — | 53.000 € (-14,5%) |
Sí, en versión ligera. En lugar de descender a 200 paquetes, trabaja con 40-60 paquetes agrupando partidas pequeñas. El esfuerzo baja a 3-4 semanas de trabajo intenso y los ahorros detectados siguen siendo del 8-15% del gasto operativo.
Cada 3-5 años, no cada ejercicio. El coste en tiempo y en energía del equipo es alto, y hecho cada año se banaliza y pierde eficacia. Entre dos ciclos ZBB, usa presupuesto incremental con control mensual de desviaciones.
Las de marketing poco trazable (patrocinios, eventos sin medición), consultoría externa sin entregable claro, suscripciones de software infrautilizadas y gastos de representación. Las partidas de nómina directa, materia prima y servicios regulados pasan el filtro con facilidad.
Sí. Es habitual aplicar ZBB a gastos discrecionales (marketing, viajes, consultoría) y usar ratios sobre ventas para gastos variables ligados a actividad (comisiones, materia prima, logística). Esta combinación mixta es muy común en pymes industriales españolas.
Cuatro: no involucrar a los responsables de cada unidad (lo hace solo Finanzas), convertirlo en un recorte lineal igual para todos, no definir niveles mínimo/base/ampliado, y no revisar los resultados a los 6 meses para ajustar los paquetes que se quedaron cortos o se infraejecutaron.
Cuando el presupuesto anual se construye desde cero cada 3 años y además se controlan las desviaciones mes a mes, el flujo entre hojas de ZBB, cierre contable y dashboard es un buen candidato a automatizar con un sistema de control de gestión conectado.
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