Cómo controlar los costes de producción en Excel

El control de costes de producción en Excel permite a cualquier pyme industrial saber exactamente cuánto cuesta fabricar cada producto. De hecho, puedes tener una cartera de pedidos excelente y aun así perder dinero si los costes de producción están fuera de control.

Por eso, Excel bien configurado ofrece el desglose por producto, por línea y por tipo de coste que necesitan la mayoría de fábricas españolas, sin necesidad de un ERP industrial costoso.

Los tres componentes del coste de producción

El coste de producción de un artículo industrial se compone de tres elementos: materiales directos, mano de obra directa y costes indirectos de fabricación (CIF). En otras palabras, es la suma de todo lo que cuesta transformar las materias primas en producto terminado.

Materiales directos: las materias primas del producto

Los materiales directos son las materias primas, componentes y materiales que forman parte del producto terminado. Su coste se calcula como: cantidad utilizada por unidad × precio de coste del material.

En concreto, la cantidad estándar viene de la lista de materiales (BOM, Bill of Materials) del producto. Además, la diferencia entre la cantidad estándar y la cantidad real consumida es la desviación de consumo. Por lo tanto, esta desviación indica si hay desperdicio excesivo en el proceso.

Mano de obra directa: el tiempo de fabricación

La mano de obra directa es el tiempo de los operarios que trabajan directamente en la fabricación. Su coste se calcula como: tiempo estándar por unidad × coste hora de la mano de obra directa.

Asimismo, el coste hora incluye el salario bruto del operario más la Seguridad Social a cargo de la empresa, dividido entre las horas productivas anuales. De esta forma, cada minuto de trabajo queda valorado con precisión. En consecuencia, las desviaciones de eficiencia se detectan rápidamente.

Costes indirectos de fabricación (CIF)

Los CIF son todos los costes del proceso productivo que no se asignan directamente a un producto específico. Entre ellos se incluyen el alquiler o amortización de la nave, la energía eléctrica y el mantenimiento de maquinaria.

Además, también forman parte de los CIF los supervisores de producción, los materiales auxiliares (aceites, disolventes, herramientas) y las amortizaciones de equipos. Por eso, estos costes se reparten entre los productos mediante tasas de imputación, ya sea por horas de mano de obra, horas máquina o unidades producidas.

Paso 1: Crear la BOM (lista de materiales) en Excel

Para cada producto terminado, crea una tabla con todos los materiales que lo componen. En primer lugar, incluye la referencia del material, la descripción y la cantidad estándar por unidad de producto.

Además, registra el precio estándar de cada material. Como resultado, la multiplicación de cantidad × precio te dará el coste estándar de materiales por unidad. De esta forma, tienes el primer componente del coste total calculado automáticamente.

Paso 2: Definir los costes estándar de mano de obra

Para cada operación del proceso productivo, define en Excel la operación, el tiempo estándar en minutos por unidad y la sección o centro de coste correspondiente.

Asimismo, calcula la tasa horaria estándar dividiendo el coste anual de la mano de obra directa de esa sección entre las horas productivas anuales. En consecuencia, cada operación queda valorada con su coste real por minuto.

Paso 3: Calcular la tasa de imputación de CIF

Presupuesta los CIF totales del período (mes o año) por sección productiva. Después, divídelos entre la base de imputación elegida, que puede ser horas de mano de obra directa u horas máquina presupuestadas.

La tasa resultante es el CIF por hora. Por ejemplo, si los CIF de una sección son 50.000 € al mes y las horas máquina presupuestadas son 1.000, la tasa es de 50 € por hora máquina. De esta forma, cada producto absorbe una parte proporcional de los costes indirectos.

Paso 4: El coste estándar total por producto

Una vez definidos los tres componentes, el coste unitario estándar se calcula como: Coste materiales estándar + (Tiempo estándar × Tasa MO directa) + (Tiempo estándar × Tasa CIF).

En otras palabras, este es el coste que debería tener cada unidad producida en condiciones normales. Por lo tanto, cualquier diferencia respecto a este estándar es una desviación que merece investigación.

Paso 5: El control mensual de desviaciones

Mensualmente, compara los costes reales incurridos con los costes estándar aplicados a la producción real. En primer lugar, calcula la desviación de precio de materiales (si pagaste más o menos que el precio estándar).

Además, analiza la desviación de consumo de materiales (si consumiste más o menos que la cantidad estándar). Asimismo, revisa la desviación de eficiencia de mano de obra (si los operarios tardaron más o menos de lo previsto). Finalmente, comprueba la desviación de CIF. En definitiva, estas cuatro desviaciones te dicen exactamente dónde se está perdiendo o ganando dinero.

Preguntas frecuentes sobre costes de producción en Excel

¿Qué es el coste estándar y para qué sirve?

El coste estándar es el coste que debería tener un producto si todo funciona según lo previsto. En concreto, asume materiales al precio planificado, operarios a velocidad estándar y máquinas funcionando correctamente. Por lo tanto, comparar el coste real con el estándar genera las desviaciones que señalan dónde hay problemas de eficiencia o de precio.

¿Aplica también a empresas de servicios?

Sí, con adaptaciones. En servicios, el "producto" es el servicio prestado y los "materiales directos" son los consumibles o subcontratos. Asimismo, la mano de obra directa son las horas del equipo prestador. Por ejemplo, el coste estándar de una hora de consultoría se calcula igual que el de una pieza fabricada.

Más preguntas sobre costes de producción

¿Con qué frecuencia debo revisar los costes estándar?

Como mínimo, una vez al año al elaborar el presupuesto. No obstante, si hay cambios significativos en los precios de materias primas o en los convenios salariales, conviene actualizar los estándar en ese momento. De esta forma, las desviaciones reflejan problemas reales de eficiencia y no simplemente estándar desactualizados.

¿Qué desviación es aceptable en costes de producción?

Depende del sector, pero como regla general una desviación total inferior al 5% es aceptable. Sin embargo, lo importante es la tendencia: una desviación del 3% que crece cada mes es más preocupante que una del 7% puntual. En definitiva, el control de costes no busca perfección sino mejora continua.