FINANZAS · CONTROL DE GESTIÓN
El análisis de Desviaciones Presupuestarias en Excel compara mes a mes el presupuesto con el dato real y descompone la diferencia en sus causas: precio, volumen, mix y eficiencia. Una pyme española con control de gestión activo detecta así desvíos superiores al 5% en menos de 10 días desde el cierre del mes y actúa antes de que destruyan el EBITDA del trimestre.
La desviación es la diferencia entre el dato real y el presupuestado para un periodo. Puede ser favorable (más ingresos o menos coste de lo previsto) o desfavorable (menos ingresos o más coste). Lo relevante nunca es el signo: es la causa. Una desviación favorable en ventas por bajada de precios no planificada puede estar destruyendo margen.
Fórmula base: Desviación = Real − Presupuesto. Fórmula en porcentaje: % Desv = (Real − Presup) / Presup. Umbral típico de análisis: desviaciones superiores al ±5% o a ±5.000 € en términos absolutos.
| Tipo | Qué mide | Dónde suele aparecer |
|---|---|---|
| Precio | (Precio real − precio presup) × volumen real | Ventas, compras de materia prima |
| Volumen | (Volumen real − volumen presup) × precio presup | Ventas, horas directas |
| Mix | Cambio de proporción entre productos | Catálogos multiproducto |
| Eficiencia | Consumo real por unidad vs. estándar | Mano de obra, materia prima |
| Tipo de cambio | Impacto FX en divisas distintas al EUR | Importación, exportación |
Analizar solo la desviación total es un error clásico. Una desviación de ventas +50.000 € puede esconder: volumen +80.000 €, precio −30.000 €. Vendiste más, pero regalando margen. Sin descomposición, no lo ves.
Monta un libro con 3 pestañas: Presupuesto (datos del plan anual mensualizado), Real (datos del cierre contable mensual) y Desviaciones (cálculo automático y semáforos). Cada línea de la cuenta de resultados tiene su fila: ventas por producto, costes variables, personal, suministros, otros gastos, EBITDA, etc.
| Columna | Contenido | Fórmula |
|---|---|---|
| Presupuesto mes | Importe del plan | Dato |
| Real mes | Importe del cierre | Dato o importado |
| Desviación € | Diferencia absoluta | =Real−Presup |
| Desviación % | Diferencia relativa | =(Real−Presup)/Presup |
| Semáforo | Alerta visual | =SI(ABS(desv%)>5%;"⚠";"✓") |
| Acumulado año | Enero a mes actual | =SUMA(ene:mes_actual) |
Supón que presupuestabas 1.000 unidades a 50 €/u (50.000 €) y vendiste 1.100 unidades a 48 €/u (52.800 €). Desviación total: +2.800 €. Descomposición:
| Componente | Cálculo | Importe |
|---|---|---|
| Desv. volumen | (1.100 − 1.000) × 50 | +5.000 € ✓ |
| Desv. precio | (48 − 50) × 1.100 | −2.200 € ✗ |
| Desv. total | 5.000 − 2.200 | +2.800 € |
Vender un 10% más con un descuento del 4% genera una desviación favorable total, pero destruye margen por unidad. En productos con margen bruto bajo (hostelería, retail, distribución), esta foto es la diferencia entre un año aparentemente bueno y una caída real de EBITDA.
| Desviación | Causa habitual | Responsable |
|---|---|---|
| Ventas −10% volumen | Pérdida de cliente, estacionalidad mal prevista | Dirección comercial |
| Ventas −5% precio | Descuentos no autorizados, cambio de mix | Comercial + pricing |
| MP +8% precio | Subida proveedor, FX, falta de contrato marco | Compras |
| Personal +4% | Horas extra no previstas, nueva incorporación | RRHH + operaciones |
| Suministros +15% | Subida tarifa eléctrica, falta de hedging | Dirección financiera |
En reuniones de dirección, no muestres tabla cruda: muestra top 5 desviaciones por impacto absoluto, con causa en una línea y acción propuesta. El resto del listado va como anexo. Un informe de 1-2 páginas más una pestaña detallada funciona mejor que un dashboard con 40 KPIs que nadie lee.
Un umbral del 5% suena bien, pero una partida de 20 € desviada un 50% suma 10 €: ruido. Mejor usa doble filtro: desviación % superior al umbral Y importe absoluto por encima de un suelo (1.000 €, 5.000 € o 10.000 € según el tamaño de la pyme). Así solo saltan las desviaciones que mueven la aguja.
Si la desviación acumulada a mitad de año supera el ±10% en EBITDA, no sirve seguir comparando con un presupuesto obsoleto. Haz un reforecast: una nueva proyección hasta fin de año que mantenga el presupuesto original como referencia histórica pero añada una columna "forecast" realista. Dirección decidirá en base al forecast, no al presupuesto desactualizado.
Descargar la plantilla de Control FinancieroMensualmente, en los primeros 10 días laborables tras el cierre del mes anterior. Reuniones trimestrales de dirección para analizar tendencias y revisar forecast. Semanalmente solo tiene sentido para ventas y tesorería, no para la P&L completa.
Una desviación es favorable si mejora el resultado respecto al presupuesto: más ingresos, menor coste. Es desfavorable si lo empeora. Pero el signo no basta: una desviación favorable por descuentos no planificados puede ocultar erosión de margen y debe analizarse con la misma seriedad que una desfavorable.
Los costes fijos se comparan directamente contra el presupuesto mensual (alquiler, seguros, salarios base). Los costes variables deben compararse contra un presupuesto flexibilizado al nivel de actividad real: si vendiste un 10% más, es lógico que la materia prima crezca un 10%; solo lo que exceda ese crecimiento es desviación real.
Semáforo de 3 colores: verde si |desv%| ≤ 5%, ámbar entre 5-10%, rojo > 10%. Añade un segundo filtro por importe absoluto para no destacar desviaciones pequeñas en términos de euros. En el informe directivo, muestra solo las que superan los dos filtros a la vez.
Sí, es lo recomendable cuando tienes muchas unidades de negocio, centros de coste o productos. Monta una tabla con columnas: periodo, centro de coste, partida, presupuesto, real, desviación. Con tabla dinámica cruzas por cualquier dimensión y filtras por umbrales. Permite escalar el análisis sin rehacer la hoja.
Cuando el análisis de desviaciones se repite mes a mes cruzando contabilidad, presupuesto y datos operativos, ese flujo repetitivo es un candidato claro a automatizar con un dashboard financiero conectado al ERP y a la contabilidad.
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