Guía · Construcción
El seguimiento de obra en Excel permite controlar el avance físico, los costes reales y las desviaciones respecto al presupuesto. En una obra de 500.000, una desviación del 10% en costes son 50.000 que se pierden, y en muchos casos se habrían evitado con una detección a tiempo.
El presupuesto de la obra es solo el punto de partida. Lo que define si una obra es rentable es el control durante la ejecución.
El control de obra exige vigilar cuatro dimensiones a la vez. El avance físico: qué porcentaje de cada capítulo está ejecutado. Los costes reales acumulados: cuánto se ha gastado. Las desviaciones: la diferencia entre el coste presupuestado y el coste real del avance ejecutado. Y los compromisos futuros: pedidos y contratos firmados con subcontratistas pendientes de ejecutar.
Sin controlar las cuatro a la vez, la visión es incompleta.
El coste a origen es la suma de todos los costes incurridos desde el inicio hasta la fecha de control. Pero no basta con comparar el presupuesto total con el coste total: hay que comparar el coste presupuestado del trabajo realmente ejecutado con el coste real de ese mismo trabajo.
= Presupuesto_capitulo * %_avance
= (Coste_real - Importe_presupuestado_avance) / Importe_presupuestado_avance
Ejemplo: el capítulo de estructura tiene presupuesto 80.000 y está al 60%, así que el coste previsto es 48.000. Si el real es 52.000, la desviación es +4.000 (un 8,3% de sobrecoste) y la detectas antes de que se acumule.
No compares presupuesto total contra coste total. Compara el coste previsto del avance ejecutado con el coste real de ese mismo avance: es la única forma de ver una desviación cuando todavía puedes corregirla.
Para cada capítulo registras el presupuesto y el porcentaje de avance (actualizado cada semana); Excel calcula el resto y marca el estado de un vistazo.
| Capítulo | Presup. | Avance | Previsto | Real | Desv. | Estado |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Estructura | 80.000 | 60% | 48.000 | 52.000 | +8,3% | Sobrecoste |
| Albañilería | 60.000 | 50% | 30.000 | 29.000 | −3,3% | En presup. |
| Instalaciones | 40.000 | 30% | 12.000 | 12.600 | +5,0% | Vigilar |
Cada factura de proveedor o subcontratista se registra con fecha, proveedor, descripción, capítulo al que se imputa e importe. La suma por capítulo alimenta automáticamente la tabla de control.
Ese mismo registro sirve de soporte para las certificaciones mensuales y para la contabilidad de la obra: con un único registro cubres tres necesidades a la vez.
Los subcontratistas suelen representar entre el 40% y el 60% del coste total de una obra, así que su control es crítico. Para cada uno registra la empresa, el trabajo contratado, el capítulo y el importe del contrato.
Lleva además el seguimiento de las certificaciones aprobadas, el importe pendiente de certificar, la retención aplicada y el estado del pago. Así tienes bajo control la partida más grande del presupuesto.
Una certificación es el documento con el que el contratista solicita el cobro del trabajo ejecutado. Cada mes se certifica el avance real de cada capítulo y se calcula el importe a facturar.
= Certificacion_bruta * (1 - 0,05)
En Excel cruzas el avance certificado con el presupuesto, descuentas la retención acordada (habitualmente un 5% en obra privada) y llevas el acumulado de lo certificado, cobrado y pendiente. Con eso, la tesorería de la obra queda bajo control.
Cuatro señales deben disparar una revisión inmediata. Una desviación acumulada superior al 5% en cualquier capítulo durante el primer tercio de la obra (si el sobrecoste empieza pronto, tiende a crecer). Subcontratistas que facturan por encima de su contrato sin orden de cambio aprobada. Retrasos en suministros no trasladados al Gantt, señal de falta de actualización. Y una diferencia creciente entre avance certificado y avance real, que puede indicar sobrecertificación o problemas de calidad.
Si no quieres montar el cuadro de control, el registro de costes y las certificaciones desde cero, hay plantillas con todo resuelto:
Plantilla · Certificaciones
Certificaciones de Obra Mensual
Gestiona las certificaciones mensuales y el estado de cobro de cada una.
Ver plantilla →Plantilla · Planning
Planning Semanal de Obra
Planificación de tareas semana a semana con seguimiento del avance.
Ver plantilla →¿Sirve para obras de cualquier tamaño?
Sí. Funciona desde reformas pequeñas hasta obras de varios millones. La estructura es la misma; lo que varía es el número de capítulos y la complejidad de los subcontratos. Para la mayoría de constructoras pyme, Excel es perfectamente válido.
¿Cómo gestiono los trabajos extras?
Añádelos como partidas nuevas al final del capítulo correspondiente, con un código específico (por ejemplo "PE-01"). Mantienes intacta la estructura original y ves con claridad cuánto representan los extras sobre el presupuesto inicial.
¿Puedo llevar varias obras a la vez?
Sí. Puedes usar un fichero por obra o una pestaña de resumen que consolide todas las obras activas. Lo segundo es más práctico con 3–10 obras simultáneas: la dirección tiene visión global sin abrir varios archivos.
¿Con qué frecuencia debo actualizarlo?
Avance físico y costes, como mínimo cada semana. En obras con varias cuadrillas trabajando a la vez puede hacer falta un control diario. Cuanto más frecuente sea la actualización, antes detectas las desviaciones y más margen tienes para corregirlas.
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