Guía · Hostelería
Las plantillas Excel para hostelería son herramientas esenciales para gestionar un restaurante, bar o cafetería con márgenes ajustados. Un restaurante bien gestionado trabaja con un margen neto de entre el 5% y el 12%; uno mal gestionado puede tener el local lleno y aun así perder dinero.
La diferencia entre ambos casi siempre está en la gestión: el control del food cost, la rentabilidad de la carta, el coste de los turnos y el control del inventario. En esta guía te explico qué plantillas necesita tu negocio y, sobre todo, cómo se integran entre sí.
En primer lugar, la mayoría de negocios no saben exactamente cuánto cuesta cada plato (food cost). Además, no controlan las mermas de materias primas ni tienen visibilidad sobre la rentabilidad de cada turno.
La gestión de turnos del personal suele ser reactiva en lugar de planificada y, por último, pocos establecimientos analizan qué platos venden más y cuáles generan más margen. En consecuencia, las decisiones se toman por intuición en lugar de por datos.
Estas plantillas no son piezas sueltas: encajan como un sistema. Este es el orden recomendado para montarlo sin abrumarte.
Conoce el coste real de cada plato y fija el precio de venta óptimo.
Registra entradas y salidas y compara el stock teórico con el físico.
Separa las pérdidas inevitables de las evitables, por categoría de producto.
Ajusta el coste de personal a la ocupación esperada de cada franja.
Mide ventas, ticket medio y tendencias para dirigir con datos.
El escandallo calcula el coste real de cada plato incluyendo las mermas de cada ingrediente. Con el food cost calculado, puedes fijar el precio de venta óptimo para tu margen objetivo.
= Coste_ingredientes_plato / Precio_venta
= Coste_ingredientes_plato / Food_cost_objetivo
Además, permite hacer ingeniería de menú: identificas los platos estrella (alto margen y alta venta), los platos a promocionar (alto margen pero baja venta) y los platos a revisar o eliminar (bajo margen y baja venta). Es la plantilla con mayor impacto directo en la rentabilidad del negocio.
El inventario de hostelería tiene características propias: los productos tienen fechas de caducidad, las mermas varían mucho según el ingrediente y el stock rota muy rápido, en muchos casos a diario.
Por eso, la plantilla de inventario para hostelería registra entradas y salidas de cada ingrediente, calcula el stock teórico y lo compara con el stock físico contado. Así detectas mermas anómalas o descuadres.
= (Stock_teorico - Stock_fisico) / Stock_teorico
Una diferencia sistemática entre el stock teórico y el físico no es casualidad: suele apuntar a mermas mal registradas, errores de conteo o pérdidas. Investiga la categoría concreta, no el total.
Las mermas incluyen pérdidas inevitables en la preparación (limpieza, cocción, corte) y pérdidas evitables (caducidades, errores, rotura). Controlarlas por categoría de producto permite separar lo razonable de lo que se está yendo de las manos.
Por ejemplo, una merma de pescado del 45% es normal en hostelería; una del 60% indica que algo falla en las compras o en la conservación. El control de mermas te dice exactamente dónde se está perdiendo dinero en la cocina.
= (Cantidad_inicial - Cantidad_aprovechable) / Cantidad_inicial
El coste de personal en hostelería representa entre el 30% y el 40% de los ingresos. Por lo tanto, gestionar los turnos de forma eficiente puede suponer un ahorro considerable cada mes.
La plantilla permite planificar la semana completa por categoría de empleado (jefe de cocina, cocinero, camarero, barra), calcular el coste laboral previsto y compararlo con la ocupación esperada del local. Así refuerzas los momentos de mayor demanda y reduces en los valle.
= Coste_personal_turno / Ingresos_turno
El dashboard recoge los datos del TPV (punto de venta) o de caja y los analiza para identificar patrones: qué días tienen más cobertura, en qué turno se vende más, qué platos se piden más y cuál es el ticket medio.
También permite ver la evolución semana a semana para detectar tendencias. Sin este análisis es imposible tomar decisiones informadas sobre el equipo, la carta o la estrategia de precios. Es la herramienta de dirección del negocio.
La mayoría de negocios analizan la rentabilidad mensual o anual, pero pocos la calculan por turno. Y hay turnos que pueden ser deficitarios de forma sistemática: el mediodía de los lunes, la cena de los martes.
= (Ventas_turno - Coste_personal - Coste_materia_prima) / Ventas_turno
Calcular ingresos menos coste de personal y materia prima por turno permite decidir si vale la pena abrir en esos momentos. Por ejemplo, un lunes a mediodía con margen del 5,7% apenas cubre costes, mientras que el sábado noche puede superar el 47%. Con ese dato ajustas horarios o creas ofertas para los turnos débiles.
| Plantilla | Qué resuelve | Nivel |
|---|---|---|
| Escandallo y precios | Coste real y precio óptimo por plato | Empieza aquí |
| Inventario hostelería | Entradas, salidas y stock teórico vs físico | Control diario |
| Control de mermas | Pérdidas por categoría de producto | Control diario |
| Gestión de turnos | Coste de personal frente a la ocupación | Avanzado |
| Dashboard de ventas | Qué se vende, cuándo y a qué ticket medio | Avanzado |
Plantilla · Dirección
Dashboard de Ventas Restaurante
Análisis por turno, día y plato, con ticket medio y evolución semanal. Lista para usar en Excel.
Ver plantilla →Plantilla · Margen
Planificación de Precios y Platos
Escandallo completo con food cost por ingrediente y precio de venta óptimo por plato.
Ver plantilla →Plantilla · Personal
Gestión de Turnos Premium
Planificación semanal por categoría de empleado con coste laboral automático.
Ver plantilla →¿Las plantillas funcionan también para bares y cafeterías?
Sí. Están diseñadas para adaptarse a cualquier establecimiento de hostelería: las categorías de productos, los tipos de turno y las métricas son configurables según tu tipo de negocio.
¿Puedo conectar las plantillas con el TPV?
De forma manual, sí: exporta el resumen diario de ventas de tu TPV (la mayoría lo permite en Excel o CSV) y cópialo en la pestaña de datos del dashboard. No hay integración automática, pero el proceso lleva menos de cinco minutos al día. Si ese paso manual diario empieza a pesarte, ese flujo completo se puede automatizar de principio a fin.
¿El escandallo sirve para menús que cambian con frecuencia?
Sí. El catálogo de ingredientes se actualiza con los precios vigentes y las fichas de receta se copian y modifican cuando cambia la carta. El histórico de escandallos anteriores queda guardado para comparar cómo evoluciona el food cost con cada cambio.
¿Cuál es el food cost ideal en un restaurante?
Como regla general, debería situarse entre el 28% y el 35% del precio de venta. Varía según el modelo: la alta cocina puede tener un food cost del 35–40% compensado con un ticket medio alto. Lo importante es que esté controlado y alineado con tu negocio.
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