Operaciones · Logística
Un dashboard de logística en Excel convierte los datos dispersos de tu cadena de suministro en indicadores visuales para gestionar el área con criterio. La logística es una de las áreas donde más dinero se pierde en silencio: pedidos que se retrasan y generan penalizaciones, stock inmovilizado que consume capital y rutas ineficientes. Medir los KPIs correctos marca la diferencia entre perder dinero y operar con eficiencia.
Para tener una visión completa de la cadena, el dashboard cubre cuatro dimensiones: el nivel de servicio al cliente (OTIF y plazos), la eficiencia del almacén (rotación, ocupación, coste por pedido), la gestión de pedidos (en curso, retrasos, incidencias) y el rendimiento de proveedores y transportistas (cumplimiento de plazos y reclamaciones).
Estos son los indicadores que no pueden faltar y el nivel objetivo de cada uno:
| KPI | Objetivo de referencia |
|---|---|
| OTIF (a tiempo y completo) | ≥ 95% |
| Pedidos perfectos (sin incidencia) | > 98% |
| Fill rate (unidades servidas/pedidas) | ≥ 99% |
| Coste logístico sobre ventas | 3% – 8% en distribución |
| Pedidos retrasados | < 5% del total |
| Rotación de inventario | Según sector |
Con estas tres tablas bien mantenidas, todos los KPIs se calculan solos:
Cada pedido con fecha, cliente, producto, cantidad, fecha compromiso, fecha real de entrega y causa del retraso (si lo hubo).
Stock actualizado de cada referencia, con su stock mínimo para disparar alertas de reposición.
Reclamaciones, devoluciones y errores de picking, que alimentan los KPIs de calidad de servicio.
El OTIF mide los pedidos entregados a tiempo y completos a la vez:
Fórmula OTIF=CONTAR.SI.CONJUNTO(tabla[Días_retraso];"<=0";tabla[Fill_rate];"=1") / CONTAR(tabla[Pedido])
Separa el OTIF en sus dos componentes (On Time e In Full). Así sabes si el problema es de plazos o de completitud: la acción correctora es distinta según la causa.
Suma todos los costes logísticos del período (personal de almacén, transporte, embalaje, alquiler y sistemas) y divídelos entre los pedidos servidos:
Coste por pedidoTotal de costes logísticos del período ÷ Nº de pedidos servidos
Síguelo mes a mes: si el coste por pedido baja cuando sube el volumen, tienes economías de escala; si sube, hay un problema de eficiencia operativa.
Registra la causa de cada retraso (falta de stock, error de picking, retraso del transportista, incidencia del cliente…) y monta un gráfico de Pareto. Normalmente el 80% de los retrasos viene del 20% de las causas: ataca primero esas pocas y reduces los retrasos de forma drástica.
Dedica una sección a calcular, por cada transportista o proveedor logístico, el % de entregas a tiempo, las incidencias por mes y el coste por envío, con su evolución trimestral. Esos datos te dan poder real en las negociaciones anuales.
Incluye una zona de alertas: pedidos con más de 24 h de retraso, referencias por debajo del stock mínimo, pedidos de alto valor sin confirmar e incidencias sin resolver de más de 48 h. Debe ser lo primero que vea el responsable al abrir el fichero.
También sirve para servicios: los KPIs se adaptan. En vez de OTIF de productos físicos, mides el cumplimiento de plazos de entrega de proyectos. Los principios son los mismos.
Sí. Muchos transportistas permiten descargar el historial de envíos en Excel o CSV; basta con importarlo cada mes en la tabla de pedidos y el dashboard se actualiza.
Por encima del 95% es el mínimo en distribución B2B; los grandes distribuidores y retailers exigen un 98% o más. Por debajo del 95% tienes un problema serio de servicio que probablemente está costando clientes.
A diario si envías cada día; semanal si el volumen es menor. En cualquier caso, las alertas operativas (retrasos y roturas de stock) se revisan a diario sin excepción.
Cuando el dashboard te pide demasiado trabajo manual de importar y cuadrar datos, el siguiente paso es automatizar el flujo de pedidos para que los KPIs se actualicen solos.
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