Guía · Logística en Excel
Dashboard de logística OTIF en Excel: controla tus entregas
Un dashboard de logística en Excel pone números a los problemas de entrega, costes y tiempos que muchas pymes sufren pero no miden. De hecho, la logística es una de las áreas más costosas y críticas para la satisfacción del cliente en empresas que distribuyen productos físicos.
Sin indicadores claros, muchas empresas saben que tienen retrasos e incidencias, pero no saben cuántos, por qué ni cuánto les cuesta. Por eso, este dashboard permite gestionar entregas con datos en lugar de intuición.
OTIF: el indicador estrella de la logística
El OTIF (On Time In Full) mide el porcentaje de pedidos entregados a tiempo y con todas las unidades solicitadas. Es uno de los KPIs más usados porque conecta transporte, almacén, ventas y servicio al cliente en un solo número.
=CONTAR.SI.CONJUNTO(A_tiempo;"SÍ";Completo;"SÍ") / CONTAR(rango_total_pedidos)
Un OTIF por debajo del 90% suele generar reclamaciones y penalizaciones. Por el contrario, el estándar en distribuidoras competitivas se sitúa en el 95% o superior.
Coste de distribución sobre ventas
El coste de distribución incluye transportistas externos, personal de almacén y picking, embalaje, espacio de almacén y gestión de incidencias. La métrica clave es:
Coste total distribución / Ventas netas × 100
Como referencia orientativa, en alimentación y gran consumo oscila entre el 4% y el 7%. En industria, entre el 10% y el 15%. En e-commerce puede superar el 20% si no se optimizan rutas y volúmenes. En consecuencia, este indicador revela si la logística se está comiendo el margen del negocio.
Lead time de entrega: de pedido a cliente
El lead time mide el tiempo total desde que el cliente hace un pedido hasta que lo recibe.
Fecha de recepción − Fecha de pedido
Conviene descomponerlo en tres fases para identificar dónde se pierde el tiempo:
Procesamiento del pedido. Validación, comprobación de stock y facturación.
Preparación en almacén. Picking, packing y carga.
Tránsito. El recorrido del transportista hasta el cliente.
Medir el lead time por cada fase permite detectar qué parte pesa más y dónde concentrar la mejora.
Tasa de pedidos perfectos
Un pedido perfecto se entrega a tiempo, completo, sin daños, con documentación correcta y sin incidencias posteriores. Es el indicador más exigente del servicio logístico.
En empresas de alto rendimiento esta tasa suele acercarse al 95-98%. Para muchas pymes que miden por primera vez, el dato suele estar entre el 70% y el 80%. Hay, por tanto, un margen amplio de mejora sin necesidad de invertir en sistemas ERP complejos.
Antes de medir el OTIF, define por escrito qué significa "In Full". Algunos sectores aplican una tolerancia (por ejemplo, considerar completo al 95% de las unidades). Si no lo fijas de antemano, los datos no serán comparables entre meses ni entre clientes.
Cuadro resumen de KPIs
| KPI | Qué mide | Fórmula / cálculo | Objetivo |
|---|---|---|---|
| OTIF | Pedidos a tiempo y completos | CONTAR.SI.CONJUNTO ÷ CONTAR |
≥ 95% |
| Pedidos perfectos | Sin retrasos, daños ni errores | Perfectos ÷ total × 100 | 95-98% |
| Coste distribución | Peso de la logística sobre ventas | Coste ÷ ventas netas × 100 | Según sector |
| Lead time | Días de pedido a entrega | F. recepción − F. pedido | Bajar fase a fase |
Cómo estructurar el registro de pedidos
El dashboard se alimenta de un registro donde cada fila contiene la fecha de pedido, la fecha comprometida de entrega y la fecha real de entrega, además de las unidades pedidas frente a las entregadas.
También registra el estado del pedido (perfecto, retraso, incompleto, con daños, error documental), el transportista y la ruta. Con este registro bien mantenido, todos los KPIs se calculan automáticamente mediante fórmulas CONTAR.SI.CONJUNTO y PROMEDIO.SI.
Qué muestra el dashboard de logística
En una sola pantalla presenta la tarjeta de OTIF del mes con comparativa frente al objetivo (por ejemplo, 95%), la evolución mensual del OTIF en los últimos 12 meses y el desglose de incidencias por causa mediante un análisis Pareto.
Muestra además el coste de distribución mensual y su evolución, junto con el lead time por ruta o transportista. Esta información es clave para renegociar contratos o cambiar proveedores con datos objetivos.
Qué ganas con un dashboard de logística
Mides tu nivel de servicio real (OTIF y pedidos perfectos) en lugar de operar a ojo. Conoces el coste real de la distribución para tomar decisiones de precios más informadas. Identificas qué rutas, transportistas o clientes generan los mayores retrasos o errores. Y comunicas mejor con clientes y proveedores usando datos objetivos en lugar de interpretaciones.
La plantilla es para hacerlo tú con tus propias fórmulas. Si tu volumen de pedidos crece y mantener el registro a mano se vuelve un cuello de botella, isaacroma explica cómo automatizar el flujo de pedidos para que los KPIs se actualicen solos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar el dashboard para medir transportistas externos?
Sí. Basta con añadir una columna de transportista y calcular el OTIF y el lead time por proveedor. Así obtienes datos objetivos para renegociar con los que más fallan o cambiarlos por alternativas más fiables.
¿Un pedido parcial cuenta como fallo en el OTIF?
Sí. Si se entrega el 80% de las unidades, no se cumple la condición "In Full". Algunos sectores aplican una variante con tolerancia (por ejemplo, considerar completo al 95% de las unidades), pero esto debe definirse explícitamente en el contrato de servicio.
¿Sirve para e-commerce y distribución B2B al mismo tiempo?
Sí. La misma estructura de pedidos, fechas y unidades vale tanto para ventas online como para clientes mayoristas. Eso sí, los rangos de tolerancia y los benchmarks de OTIF varían entre canales, así que conviene segmentar los datos por canal para obtener métricas más precisas.
¿Qué OTIF debería tener como objetivo mi pyme?
Como punto de partida, un OTIF del 90% es aceptable para empezar a medir. El objetivo a medio plazo debería ser superar el 95%, y en sectores como alimentación o retail los grandes clientes exigen un 98% como mínimo. Empieza midiendo, fija un objetivo realista y mejora trimestre a trimestre.