Llevar la fiscalidad de tu actividad en Excel es perfectamente legal y suficiente para cumplir con tus obligaciones. No necesitas software de facturación de pago, al menos hasta que entre en vigor Verifactu.
En esta guía verás qué libros registro debes llevar, cómo calcular el IVA para el Modelo 303, qué gastos puedes deducirte y qué cambiará con la factura electrónica obligatoria.
| Obligación | Modelo | Frecuencia |
|---|---|---|
| Libros registro | — | Continuo |
| IVA | Modelo 303 | Trimestral |
| Pago fraccionado IRPF | Modelo 130 | Trimestral |
| Factura electrónica B2B | Verifactu / Facturae | Futuro |
Los autónomos en estimación directa deben llevar tres libros: el de facturas emitidas, el de facturas recibidas y el de bienes de inversión (solo si inviertes en activos amortizables).
La Agencia Tributaria no exige ningún formato específico: pueden llevarse en papel, en Excel o en cualquier software. Lo importante es que contengan los datos mínimos exigidos.
Para cada factura registra número correlativo (sin saltos), fecha de emisión, nombre y NIF del cliente, base imponible, tipo de IVA aplicado, cuota de IVA y total.
Si aplicas IRPF en la factura (obligatorio en facturas a empresas), registra también el porcentaje y el importe retenido. Si anulas una factura, emite una rectificativa: nunca la borres del registro. Así mantienes la numeración correlativa que exige Hacienda.
No reutilices ni borres números de factura. Si te equivocas, deja la fila y emite una rectificativa. Una numeración con saltos es de las primeras cosas que revisa Hacienda.
Registra todas las facturas de proveedores y gastos deducibles. Para cada una anota referencia interna, fecha, nombre y NIF del proveedor, base imponible, tipo de IVA soportado y total.
Solo debes registrar facturas de gastos vinculados a la actividad; las facturas personales no tienen cabida en este libro. La separación entre gasto profesional y personal es clave.
La fórmula base es IVA a pagar = IVA repercutido − IVA soportado deducible, es decir, el IVA cobrado a clientes menos el pagado a proveedores. En Excel basta con seguir tres pasos:
Suma la columna de cuota de IVA de las facturas emitidas del trimestre con =SUMA(rango).
Suma la columna de cuota de IVA de las facturas recibidas deducibles del trimestre.
Resta ambos totales: =IVA_repercutido - IVA_soportado. Esa diferencia es lo que ingresas en el Modelo 303.
Si el resultado es negativo, puedes solicitar devolución o compensarlo en el trimestre siguiente.
El primer trimestre (enero a marzo) se presenta del 1 al 20 de abril; el segundo, del 1 al 20 de julio; y el tercero, del 1 al 20 de octubre.
El cuarto trimestre (octubre a diciembre) se presenta del 1 al 30 de enero del año siguiente. Tener el Excel al día te permite calcular el IVA en minutos cuando llega el plazo; si quieres no perder ninguna fecha, te ayuda un calendario fiscal para autónomos.
Además del IVA, debes ingresar trimestralmente el 20% del rendimiento neto acumulado del año menos los pagos ya realizados, donde Rendimiento neto = Ingresos − Gastos deducibles.
Si más del 70% de tus ingresos llevan retención de IRPF aplicada (15% habitual, o 7% los primeros años), no tienes que presentar el Modelo 130. Lleva un registro acumulado en Excel para calcularlo automáticamente.
Son deducibles al 100% la cuota de autónomos, el alquiler de local exclusivo, suministros del local, material de oficina, software, formación vinculada y seguro de responsabilidad civil.
El seguro de salud se deduce hasta 500 € por persona cubierta al año. El vehículo de uso mixto es muy limitado y difícil de justificar, y el teléfono de uso mixto solo admite la parte proporcional profesional. Documenta siempre la vinculación del gasto con la actividad.
La Ley Crea y Crece establece la obligación de emitir facturas electrónicas en formato Facturae para operaciones B2B, y Verifactu añade el envío de datos a la AEAT en tiempo real.
Los autónomos y pymes pequeñas tendrán un plazo adicional de adaptación. Cuando entre en vigor, será necesario software certificado para las facturas B2B, pero los libros registro internos podrán seguir en Excel.
Pack Autónomo Excel (12 plantillas) — listo para usarActualmente no. Los libros registro pueden llevarse en Excel. Cuando entre en vigor Verifactu será obligatorio software certificado para facturas B2B, pero las facturas a particulares y los libros internos podrán seguir en Excel.
Solo si tienes una línea exclusivamente profesional. Si usas la misma línea para uso personal y profesional, Hacienda solo acepta la parte proporcional. En la práctica, muchos autónomos deducen el 50%.
El mínimo legal son 4 años (prescripción fiscal). Para bienes de inversión, el plazo se extiende mientras el bien esté en el activo, más 4 años. Conserva las facturas en PDF con copia de seguridad.
Sí. El Régimen de Criterio de Caja (RECC) permite pagar el IVA cuando cobras, no cuando emites. A cambio, pierdes el derecho a deducir el IVA soportado hasta que pagues a los proveedores, así que hay que evaluar si compensa según tu perfil de cobros.
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