Cómo controlar los pedidos de tu empresa en Excel

Un sistema de control de pedidos en Excel resuelve los problemas más comunes de las pymes: pedidos que se pierden, entregas que se retrasan y clientes que llaman sin que nadie les haya informado.

Por eso, una tabla centralizada con alertas automáticas y un dashboard de estado global permite gestionar todos los pedidos con control total. En definitiva, Excel bien estructurado elimina el caos operativo.

¿Qué debe incluir un sistema de control de pedidos?

Para cada pedido necesitas registrar quién ha pedido, qué se ha pedido, la cantidad, el precio, cuándo se pidió y cuándo debe entregarse. Además, el estado actual (pendiente, en proceso, enviado, entregado o cancelado).

Asimismo, los pedidos de venta y los de compra tienen la misma estructura. Sin embargo, se gestionan con flujos distintos. Por eso, puedes tenerlos en la misma tabla con una columna de tipo o en pestañas separadas.

Campos obligatorios de la tabla de pedidos

En primer lugar, número de pedido (correlativo y único), fecha del pedido, tipo (venta o compra) y nombre del cliente o proveedor. Además, referencia del producto, cantidad, precio unitario e importe total sin IVA.

Asimismo, la fecha de entrega comprometida y el estado del pedido completan los campos obligatorios. De esta forma, cada pedido queda registrado con toda la información necesaria para su seguimiento.

Campos recomendados para un control completo

Añade la fecha de entrega real (se rellena cuando llega el pedido). Además, los días de retraso se calculan automáticamente comparando fecha real con fecha compromiso.

Asimismo, incluye el responsable del pedido, el número de albarán y una columna de comentarios e incidencias. De esta forma, tienes trazabilidad completa de cada pedido desde el origen hasta la entrega.

Estado del pedido con código de color en Excel

Define una lista de estados y aplica formato condicional. En concreto, Pendiente en gris, En producción en azul, Enviado en naranja, Entregado en verde, Retrasado en rojo y Cancelado en negro.

De esta forma, la columna de estado con colores te permite ver de un vistazo qué pedidos necesitan atención. En consecuencia, el responsable prioriza sin necesidad de leer cada fila.

Alertas automáticas de pedidos retrasados

Crea una columna de alerta con una fórmula que compare la fecha de compromiso con la fecha actual. Si el pedido no está entregado ni cancelado y la fecha ha pasado, muestra "RETRASADO".

Además, si faltan 3 días o menos para la entrega muestra "Entrega próxima". De esta forma, cada mañana filtras esta columna y ves qué pedidos necesitan acción inmediata. En consecuencia, ningún retraso pasa desapercibido.

Dashboard de control de pedidos en Excel

El dashboard muestra de un vistazo el estado global. En concreto, incluye el número total de pedidos abiertos y su valor total, el número y porcentaje de pedidos retrasados y la evolución mensual.

Además, calcula el OTIF (pedidos entregados a tiempo y completos / total entregados). Un OTIF del 95% o superior es el objetivo estándar. En definitiva, el dashboard convierte datos dispersos en decisiones de gestión.

Integración del control de pedidos con el flujo de caja

Los pedidos de venta pendientes son cobros futuros: cuando se entreguen y facturen, entrarán como ingresos en 30‑90 días. Por otro lado, los pedidos de compra son salidas de caja futuras.

Por eso, añade una columna de "fecha de cobro/pago estimada" basada en la fecha de entrega más el plazo habitual. De esta forma, integras pedidos y tesorería en un solo sistema.

Preguntas frecuentes sobre control de pedidos en Excel

¿Puedo gestionar pedidos con múltiples líneas?

Sí. Tienes dos opciones: una fila por pedido con descripción resumida, o una fila por línea de pedido con el número repetido. En concreto, la segunda opción permite análisis más detallado por producto.

¿Cómo notifico retrasos a los clientes?

Excel no envía notificaciones automáticas. Sin embargo, filtrando cada mañana los pedidos con alerta activa puedes hacer llamadas o enviar correos. Además, herramientas como Make o Zapier pueden automatizar las notificaciones.

Más preguntas sobre pedidos y Excel

¿Hasta cuántos pedidos diarios es viable Excel?

Excel es cómodo hasta unos 50‑100 pedidos diarios. No obstante, a partir de ese volumen un ERP o WMS es más apropiado. En cualquier caso, para la mayoría de pymes este límite es más que suficiente.

¿Puedo separar pedidos de venta y de compra?

Sí. Puedes usar pestañas separadas o una sola tabla con columna de tipo. De hecho, la tabla única es más práctica porque permite cruzar pedidos de venta con compras asociadas. En consecuencia, tienes visibilidad de toda la cadena en un solo sitio.